РАБОТА В ЕКИП - Микрослушалка

Препис

1 Обща характеристика на работата в екип Социално-икономическите, политическите и духовните изменения в съвременния свят поставят изисквания за оптимизиране организацията на работа във всяка сфера. Динамичният темп на икономическо развитие насочва към нови методи, техники и правила при осъществяването на съвместен труд и ефективно реализиране целите на индивида и органиацията. А това от своя страна води до необходимостта от правилно комбиниране на знанията, уменията и опита на хората. Работата в екип в условията на динамични промени Процесите на глобализация в света непрекъснато поставят нови въпроси пред организациите, свързани с подобряване качеството на работа, постигане на по-голяма конкурентноспособност, оптимизация на структурата на организацията, изисква се съобразяване с определени константи на етичност в отношенията. Ето защо и потребността от екипи и от работа в екип става все по-голяма. Защото именно екипите имат потенциала да осигурят съвкупност от умения и опит за изпълнение на задачите в условията на динамични промени. Работата в екип е гъвкава форма на организация на работа, адекватна на високите изисквания на съвременното общество. Екипната работа е високо ефективна технология, защото резултатът от постигнатата цел за определено време в конкретна ситуация е по-голям от общия брой самостоятелни постижения на участниците в екипа. Като за практическото осъществяване на тази възможност се 1 / 26

2 изискват усилия както от страна на конкретните участници, така и от всеки потенциален член на екипа. Същност на работата в екип Работата в екип е организационна форма за изпълнение на конкретни задачи и не може да се определи като единствената правилна организация. Защото организационна структура се характеризира с огромни различия в зависимост от естеството на задачата. Ако една задача, която трябва да се изпълнява, изисква работа в екип, тогава екипът е най-подходящата и правилна организация на работата. Екипът като организационна форма е част от инструментариума на изпълнителите и е средство за извличане на полза от съвместната дейност на хората при изпълнението на конкретни задачи, при конкретни условия и в конкретно време. Членовете на един колектив имат една обща цел и тази цел лежи в точката, в която се пресичат трите кръга. Те споделят едни и същи амбиции за успех на екипа по отношение на проектите и задачите, които изпълняват, по отношение на групата като едно цяло и по отношение на индивидите вътре в нея. Екипът развива положителен синергизъм чрез съвместни усилия и съвместния принос на своите членове. Екипът е обединена група индивиди, всеки от които е част от цялото (колектива), което е по-голямо от сумата на отделните части (т.е членовете на екипа). В този смисъл, потенциалът на екипа е по-голям от този на конкретните индивиди или на групите, в които те работят. Именно за това, екипи от хора, които работят ефективно заедно могат: 2 / 26

3 ü да постигнат по-добри резултати, отколкото самостоятелните личности; ü да бъдат по-гъвкави, в сравнение с големите групи; ü да поемат повече рискове; ü да имат повече идеи, отколкото сам човек; ü да си помагат при придобиване на нови умения; ü да демонстрират лоялност не само към общите цели, но и един към друг; ü да се мотивират взаимно; Работата в екип се налага да се въведе, когато са налице определени условия, като: ü настъпващи бързи промени; ü трябва да се разреши сложен проблем, чийто отговор, в случай че съществува, не е известен на никого; ü съществува несигурност при осъществяване на задачата и има голяма потребност от 3 / 26

4 споделяне на проблема с други хора; ü съществува необходимост от тясно сътрудничество по конкретни задачи; При наличие на подходящи условия, работата в екип става необходима, но трябва да се имат в предвид нейните предимства и недостатъци, които са представени в следната таблица. ПРЕДИМСТВА И НЕДОСТАТЪЦИ ПРЕДИМСТВА НЕДОСТАТЪЦИ Уменията на членовете се допълват Проблеми при комуникирането Гъвкавото разделение на труда води до предимства в производителността Проблем при координирането 4 / 26

5 Съгласуването се стабилизира и се развива чувство за корпоративност Групов манталитет (ограничава свободата на движение) Ентусиазмът се увеличава чрез съвместни усилия за изпълнението на работната задача Социална ленивост (другите да вършат работата) Прецизирането на предимствата и недостатъците на работата в екип при осъществяването на конкретна цел, дава възможност да се избере подходящата (за ситуацията) организационна форма. Работата в екип е необходима, ако предимствата са повече от недостатъците. Това е необходимо и при вече функциониращи екипи, за да се направят изводи относно методите и средствата, които се използват за реализиране на целта. 5 / 26

6 Вътрешна и външна среда на екипа Ефективността на работата в екип е в зависимост от комплексното влияние на множество външни и вътрешни фактори, които са представени на следната фигура: Всеки един от тези фактори е значим за екипа, но тяхното влияние се отразява върху изпълнението на работната задача и постигането на крайната цел. ВЪТРЕШНА СРЕДА ВЪНШНА СРЕДА Целта, която трябва да се постигне и съпътстващите цели за Среда на пряко въздействие (организацията като цяло, групите и екипите там, доста Участниците в екипа, които са най-важният ресурс на екипа Среда на косвено въздействие (културни фактори, технологии, политически фактори) 6 / 26

7 Състава на екипа, които трябва да реализира поставената цел чрез комп Фактори на глобалната среда (култура, икономика, международно законодателство, Лидерството, което трябва да насочва потенциала на екипа за пости Колективният дух е най-същностната характеристика. Екипът се възприема като една цялост, която функционира ефективно в резултат на правилното съчетаване на сложните вътрешни и външни променливи. Работата в екип не е единствено правилната форма на организация на работата. Тя се избира тогава, когато комплексно се анализират влиянията на факторите на вътрешната и външна среда и се констатират необходимите условия за работа в екип. Ако предимствата са налице, тогава работата в екип може да бъде по-ефективна от работата в група. 7 / 26

8 Анализ на група и екип като форми на организация Групите са едни от най-важните характеристики на всяка организация. Работните групи осигуряват условия за реализация на личността. От друга страна, групата влияе върху индивидуалното поведение на всеки неин член. Понятието група може да бъде дефинирано от различни гледни точки. От гледна точка на организацията, групата е организирана система от двама или повече човека, които са взаимосвързани, за да осъществяват някаква функция, която има стандартна мрежа от взаимоотношения и определени форми, регулиращи фунционирането на групата и неините членове. От психологическа гледна точка, групата представлява съвкупност от хора, които си взаимодействат помежду си, психологически са зависими един от друг и се възприемат като група. В най-общ план групите са специфичен социален инструмент, чрез който на основата на определени ценности и по пътя на взаимното въздействие хората определят и осъществяват поведение, водещо до реализиране на някакви цели или задоволяване на определени потребности. Съществуват различни групи в организацията. Най-общо те се делят на формални и неформални, обуславящи формалната и неформалната структура на организацията. До формирането на формални групи водят потребностите и процесите на организацията. Неформалните групи са резултат от естественото групиране на хората, възникващо в отговор на социалните потребности и взаимното подпомагане. 8 / 26

9 Формалната структура се създава от управленския екип на организацията за осъществяване на нейните цели. Тази структура се превръща в социална среда, където хората свободно взаимодействат и създават неформални групи. Екипът е група, но двете понятия не следва да се отъждествяват. Една група не може автоматично да се превърне в екип, защото има основни различия между тях. ОСНОВНИ РАЗЛИКИ МЕЖДУ ГРУПА И ЕКИП ГРУПА ЕКИП 9 / 26

10 Хората работят заедно Има взаимно доверие между хората Ниско ниво на синергизъм Положителен синергизъм Индивидуална отговорност Индивидуална и взаимна отговорност Доверието и откритостта са премерени Хората се поддържат взаимно Индивидуални продукти Колективни продукти Задачата и целите са или лични, или неясни 10 / 26

11 Целите са общи за всички Чувствата не са част от работата Чувствата се изразяват открито Конфликтите се потушават Конфликтите се обсъждат и разрешават Информация се дава при необходимост Информацията се споделя свободно Различни умения Съвместно ръководство Ясно определен лидер 11 / 26

12 Дискутират, решават и работят заедно За да се превърне една група в екип е необходимо да се постигнат изискванията, характерни за работа в екип, посочени по-горе в таблицата. Екипите са групи с допълващи се умения и способности на участниците, които поемат взаимна отговорност с общи цели, подготовка и подходи. Те успешно постигат поставената цел чрез изграждане на колективен дух. Но ефективността на един екип зависи и от следните фактори: Фактори, свързани със задачата: q Ясна цел, указания и планове; q Подходящо ръководство и лидерство; q Автономност и професионално предизвикателство; q Опитен и квалифициран състав на екипа; q Лична ангажираност на членовете и прозрачност. Фактори, свързани с организацията: 12 / 26

13 q Стабилност на организацията и сигурност на работното място; q Ангажирано, заинтересовано и подкрепящо ръководство; q Подходящо възнаграждение и признание на постиженията; q Стабилни цели и приоритети. Фактори, свързани с хората: q Лична удовлетвореност от работата; q Взаимно доверие и чувство за принадлежност към екипа; q Добри комуникации; q Ниска степен на нерешени конфликти и борба за власт; q Липса на заплаха, добър алармен механизъм при възникване на проблеми, осигуреност на работното място. Групите стават екипи, тогава когато общата цел се разбира от всичките им членове. В ефективните екипи, всеки член играе възложената му роля, като използва таланта, знанията и уменията си по най-добрия начин. Когато всички членове обединят 13 / 26

14 способностите си, за да изтъкват силните си страни и да доведат до минимум слабостите, общите цели обикновено се постигат. Когато от друга страна, групите разчитат на изявите на отделните личности, те обикновено успяват в по-малка степен или трудно. Повечето успехи или неуспехи са резултат от добрата или слабата работа на екипа. Когато общата работа на екипа куца, добрите ръководители могат да определят къде са проблемите и да предприемат корективни действия, за да постигнат желаните резултати. За ефективната съвместна работа на екипа няма равнища. Тя е еднакво важна както за ръководителите, така и за редовите членове. Отсъствието на екипност в работата, на което и да било звено ограничава организационната ефективност и може да провали всяка една организация. Видове екипи Екипите могат да се създават по различни причини, в зависимост от характера на задачата. Това обяснява и многообразието от екипни форми. Екипите приемат различни форми и често се определят като: ü Работни екипи; ü Управленски екипи; 14 / 26

15 ü Стратегически екипи; ü Екипи по проекти; ü Междуфункционални екипи; ü Екипи по изпълнение на задачата; ü Екипи по контрол на качествовото; ü Екипи по обслужване на клиента; ü Екипи за бързо реагиране ; ü Екипи по подръжката; ü Екипи по продажбите; ü Самоуправляващи се екипи; Според най-разпространената класификация на екипи, съществуват четири основни вида екипи те са: Консултиращи екипи тези екипи разширяват информационната основа на тези, 15 / 26

16 които вземат решения. Производствени екипи екипи, изпълняващи ежедневни, рутинни дейности с голяма степен на координиране с други работни звена. Проектни екипи този вид екипи се нуждаят от хора с големи способности за решаване на проблеми и специални познания, като технически умения и други. Необходима е висока степен на координиране с членове на други организационни звена, като например екипи по проекти, изследователски екипи, специализирани звена. Действащи екипи тези екипи изискват висока степен на специализация и координиране. Те се сформират за кратък или по-продължиелен период от време и може да са екипи по изпълнение на задачата, екип за водене на преговори, делегации. В научната литература са обобщени най-популярните видове екипи за разрешаване на проблеми автономни работни групи. Те се различават по организацията, системата на членството и целите, които си поставят. Екипите за решаване на проблеми са оторизирани да реализират директно предложено действие, чрез активно въвличане на работещите в процеса на вземане на решение. Организирани са така, че да използват интелектуалния потенциал и практическия опит на работниците. Състоят се от членове от различни нива на организацията. Целта на тези екипи е даване на съвети и предложения за подобряване качеството на продукцията и увеличаване производителността на труда. Практическа реализация намират в кръжоци по качеството. Организацията на автономните работни групи се състои в самоуправление и изпълнение на всички ръководни фу нкции като планиране, организиране, контрол или запълване на свободните работни места. Има разширена автономия и самостоятелност на работниците. Избират се членове, които могат да бъдат от всички нива на организацията. Има непрекъснато обучение. Цели се да се увеличи производителността на труда и да се подобри 16 / 26

17 качеството на професионалния живот и на работната сила. Този вид екип се реализира за подобряване на работните показатели. Екипите с кръстосани функции са специален вид автономна работна група. Състава им е от работници от различни отдели в една организация от едно и също йерархично ниво. Целта на този вид екипи е решаване на конкретни задачи. Екипите с кръстосани функции на практика се създават за разработване на проект за нов продукт, нови идеи или за пускане в действие на сложни проекти. Многообразието от екипни форми позволява да се избере най-подходящата за постигане на конкретна цел и ако в екипа работят ефективно заедно, то потенциала на екипа може да надхвърли възможностите на участниците в него като индивиди и на тяхното обединение като група. Работата в екипа като процес Работата в екип е процес, който преминава през различни етапи на развитие и изисква много усилия от страна на ръководството. Затова най-напред е необходимо да се установи необходимостта от въвеждането на работа в екип, след което усилията да се насочат към неговото изграждане. Изграждането на екип и работата в екип не е един и същи процес, но работата в екип изисква създаването и организирането на екипа, неговото поддържане, развитие и успешно функциониране, Изграждането на екип включва следните основни стъпки: 17 / 26

18 ü Изясняване необходимостта от изграждане на екип; ü Взаимно опознаване; ü Признаване на индивидуалните умения и способности; ü Установяване на единен метод на работа. Изграждането на екип се прилага за формиране на нов екип или при анализ и оценка на работата на функциониращ екип. Работата в екип включва следните основни стъпки : ü Изграждане на екип; ü Развитие на уменията на работещите в екипа за сътрудничество, споделяне на идеи, открити взаимоотношения и взаимна подкрепа; ü Периодична оценка на резултатите от работата; ü Непрекъснато обучение. Работата в екип стимулира участниците в него, но сама по себе си не може да доведе до неговото създаване. 18 / 26

19 Основни проблеми при работа в екип Проблемите при работа в екип имат различен характер и са възможни на всеки един етап от неговото функциониране. Някои от основните проблеми са: q Неподходящ избор на организационна форма (ако не е необходим екип, защо да се формира?). q Неяснота относно същността и целите на екипа (ако екипът не произвежда резултати, защо да съществува?). q Неподходящи условия на работата на екипа (ако в екипа има екипност, например поради отдалеченост, как да постига целта?). q Няма разработена система за оценяване на резултатите от работата на екипа (ако се оценяват само постигнатите резултати на участниците, как да се измери успеха на екипа?). q Отсъствие на система за екипно възнаграждение (ако се възнаградят само индивидуалните приноси на всеки участник, по какъв начин ще се споделят идеи и как ще се осъществява сътрудничеството в екипа?). 19 / 26

20 q Организационната култура е консервативна (ако културата не стимулира етично поведение, поемане на риск и не е изградена на принципа на доверието, как ще си сътрудничат членовете на екипа и как ще се подкрепят?). q Неефективни комуникации (ако няма разбиране и конфликтите нарастват, как ще се постигат открити взаимоотношения?). q Неподходяща големина на екипа (ако екипа е по-голям или по-малък от необходимото, какви ще са резултатите от работата?). За недопускане или навременно решаване на тези и други проблеми са необходими знания и умения по доминантните въпроси за работата в екип и самоусъвършенстване в конкретната практика. Начини за подобряване на работата в екип Работата в екип е много приятна, доставя удоволствие и дава възможност за успешно реализиране на целите тогава, когато е съобразена с правилното изграждане на екипа и са синхронизирани всички системи на екипа ръководене, мотивация, комуникации, ценности, обучение и т.н. За да бъдат осигурени тези условия е необходимо: q Доказана (оценена) необходимост от формиране на екипа. q Ясна цел относно работната задача, която трябва да се реши. 20 / 26

21 q Приложение на стратегиите и тактиките на успешно ръководене. q Избор на правилен подход за създаване на подходящи условия за работа на екипа. q Отчитане индивидуалния принос на всеки участник в екипа пред прекия ръководител. q Създаване на система за оценка на резултатите от екипната работа. q Формиране, разпространение и управление на предприемаческата организационна култура или промяна на съществуващата в тази посока. q Оптимизиране състава на екипа съобразно задачата и целите, които трябва да постигне. q Ефективни комуникации. q Навременна реакция по отношение на конфликтните ситуации. q Отчитане спецификата на културната идентичност. q Непрекъснато обучение и усъвършенстване. Управлението на екип или на отдел не е лесно дори и в най-благоприятни времена. Още повече това е така понастоящем, когато светът става все по-глобален и мениджърите 21 / 26

22 трябва да поемат сериозни отговорности за екипи от различни култури или при условия на дистанционно управление. Според Патрик Либерт, за да работи екипа към една обща цел и да успява в трудни ситуации, всеки ръководител на екип трябва да се придържа към следните 10 правила: 1. Слушайте активно Вероятността да разберете или да бъдете разбрани погрешно винаги е голяма. Затова преди да отговорим трябва да проверим правилно ли сме разбрали казаното. Само когато докажем на членовете от екипа, че сме ги изслушали, те ще бъдат склонни да изслушат нас, т.е. трябва да си извоюваме вниманието им. Хората не желаят да бъдат накарани да разберат, те желаят да почувстват, че са разбрани. Ключът е изслушването: ако не слушаме, няма да успеем да ръководим хората. 2. Използвайте целия потенциал на екипа Хората в организациите са силно подценени и съответно неизползвани като потенциал. Членовете на екипа сигурно ще постигнат много повече, ако се има доверие в техните способности. Дайте им възможност да покажат истинската си стойност, подкрепяйте ги и ги възнаграждавайте по подходящ начин. 3. Приемете и приветствайте различията Всеки човек притежава уникален комплекс от качества и достойнства. Един добър ръководител на екип търси различията, така че членовете да се допълват. Не обвинявайте хората и не губете време да съжаваляте, че не са други. Вместо това, опитайте се да разберете и свържете различията. Често хората не са трудни, а са просто различни. 4. Отнасяйте се към хората по начин, по който те искат, а не така както вие искате 22 / 26

23 Това е истинскията ключ към междуличностната ефективност. Бъдете гъвкав обръщайте се към различните хора по различен начин. Запомнете: няма нищо по-несправедливо от третирането на различни хора по еднакъв начин. И не подбирайте само хора, които харесвате, иначе ще се заобиколите само с хора като вас а това е рецепта за небалансиран екип. 5. Отговаряйте на хората Редовно им подавайте обратна връзка нека знаят какво очаквате от тях и дали отговарят на очакванията. Поддържащата обратна връзка със сигурност е по-важна и по-мощна от коригиращата обратна връзка. Ако желаете доброто представяне да спре, просто го игнорирайте! И, разбира се, трябва да сте готов и открит да получите обратна връзка за собственото си поведение. 6. Обединявайте хората Уверете се, че всички разбират общата цел. Включвайте хората в развиване на комплект от споделени ценности, в откриване как тези ценности могат да се превърнат в практика и поведение. Споделяйте колкото може повече информация. Поддържайте отворен и честен диалог, особено по време на промени. 7. Давайте личен пример Не можете да си позволите да бъдете непоследователни, да се разминават думите и делата ви. Трябва да ви виждат, че живеете съгласно ценностите на организацията и на екипа. Задължителни са редовните прегледи на изпълнението. 8. Практикувайте самоуправление (управлявайте себе си) Управлявайте собствените си чувства. Поемете отговорност за действията и 23 / 26

24 поведението си, покажете висока интегрираност и ангажираност. 9. Ако е нужно, бъдете строги Уверете се, че наемате точните хора и осигурете точните условия те да израстват и да се развиват. Кажете им, ако уронват доверието ви или ако техните действия не отговарят на ценностите на организацията и на екипа. Имайте кураж да вземете строги решения. 10. Прегърнете конфликтите Обратното на конфликт не е хармония, а апатия (липса на енергия). Това значи, че конфликтът е енергия. Той има магичното качество да изважда най-доброто от нас, но ако се управлява конструктивно. Запомнете: решаването на конфликта рядко има нещо общо с определяне на това кой е прав, а означава най-вече да се признаят и оценят различията. Ако започнем с уважение към хората, ние вървим по пътя на изграждане на доверие. Доверието е ключа за мотивиране и стимулиране на хората за постигане на една обща цел. Създаването и развитието на екип съвсем не е лесна работа. За неговата ефективна дейност са необходими такт, разбиране и уважение от страна не само на мениджъра, но и на членовете на екипа. Съвместното разбирателство е формулата за приятна и ползотворна работа, спомага за постигане на така необходимото спокойствие на работното място и повишава желанието на хората да работят, стимулира новаторството и мотивира за напредък. 24 / 26

25 25 / 26

26 26 / 26