Microsoft Word - E-book Time Management.docx

Препис

1

2 ВЪВЕДЕНИЕ Приоритизирането е ключът към извличането на най- доброто, на което сте способни- вие и вашия екип. Без ясно определени приоритети, можете да преминавате от една дейност към друга, правейки това, което е лесно, а не това, което е необходимо. Загубата на фокус води до загуба на ценни ресурси и изпадането в стресови ситуации. Денят ви може да бъде много по-подреден и по- удовлетворяващ, ако направите списък със задачи, включваш приоритизиране на задачите и последователното им изпълнение е съответния ред. Удивително е колко подобре и полезен за себе си и за останалите хора, се чувства човек, щом е направил програма за деня си. В този модул ще се спрем на най- важните точки, засягащи приоритизирането. Първо, ще разберем значението на приоритетите и защо е толкова важно да ги имаме. След това ще разгледаме няколко прости техники, които можете да използвате, за да изготвите ефективно вашия списък със задачи, така че може да се съсредоточи върху дейностите, които имат най-голямо въздействие върху вас и останалите. След това ще направим няколко задачи, упражнявайки наученото до момента. Накрая ще разполагате с всички необходими инструменти, за да приоритизирате правилно - ключът към пълноценния ден. 2

3 ЗАЩО ДА Създадено с партньорството на Вергиния Накова Бизнес консултант, професионален коуч и oсновател на Training Academy ПРИОРИТИЗИРАМЕ? Приоритизирането е важно умение, което цели да постигнем максимално ефективно влагане на уменията си за изпълнение на различните задачи и постигане на по- високи цели. То допринася за създаване на усещане за спокойствие и свобода в живота ни, така че да фокусираме енергията и вниманието си върху нещата, които наистина имат значение. Усещането за притиснатост от времето и обстоятелствата изчезва. С правилно приоритизиране можете да въведе ред в хаоса, намаляване на нивата на стрес и да се приближим с крачка към успешното приключване на поставената цел. Когато хората не приоритизират губят ценно време, опитвайки се да жонглират с няколко неща и често изпускайки ги. Когато приоритизирате ефективно, можете да подобрите производителността на екипа си чрез делегиране на дейности с ниска стойност, които засега не са ви приоритет. След като осъзнаете колко време губите в излишни дейности, можете да направите реална програма за работния си ден. Правейки упражнението на следващата страница помислете над следните въпроси: 1. Колко често ви се случва да вършите лесни и ниско стойностни задачи, преди по- важните такива? 3

4 2. Наистина ли те са толкова належащи? 3. Често ли най- важните задачи от деня ги оставяте на последно място? 4. Случва ли ви се да губите време в изпълнението на задачи, които нито са важни, нито спешни? 5. Помислете за причините, поради които правите това. Какво влияние оказва това върху останалата част върху обема на свършената от вас работата? 6. Колко време можете да си освободи, ако разпределите времето си по- ефективно? УПРАЖНЕНИЕ 1 Колко ниско стойности задачи (вкл. спешни, но неважни) задачи изпълнихте през последните няколко работни дни? Каква наистина важна задача все още не сте изпълнили? Какво ви говори това относно приоритизирането ви по време на работа? 4

5 ТЕХНИКИ ЗА ПРИОРИТИЗИРАНЕ Често хората се чувстват пренатоварени и изтощени от количеството работа, с което трябва се справят, но въпреки това не знаят какво да направят по въпроса.в тази тема, ще разгледаме две техники, които ще ви помогнат да вкарате ред в своя ден и да приоритизирате поставените ви задачи. Приоритизиране на списъка със задачи Дори и да не правите нищо повече от списък със задачите за деня, приоритизирането им, ви е стабилна основа за ефективното организиране на деня. Разбира се това трябва да се правя всяка сутрин. Просто напишете списък с всички задачи, които трябва да изпълните днес. След това ги класифицирайте от 1 до 6. Препишете отново списъка като на първо място поставите задачата с най- висока приоритетност. Може да откриете, че имате твърде много високо приоритетни задачи. Ако е така, преминете през дейностите отново и понижете категорията на маловажните от тях. Може също така да решите да премахнете задачите, срещу които е записано 5 и 6. А защо не да ги делегирате? Чрез приоритизиране на всичките задачи, няма да се налага да губите време в проверка на вашия списък, след като сте завършили 5

6 дадена задача, за да реши какво да прави по-нататък. Това ви доближава още повече до поемането на пълен контрол над вашето лично време. УПРАЖНЕНИЕ 2 Запишете 3 причини, поради които трябва да организирате, приоритизирате и обновявате всеки ден вашия списък със задачи

7 МАТРИЦА НА ПРИОРИТЕТИТЕ Матрицата на приоритети е вторият инструмент, с който трябва да боравите свободно за ефективно оползотворяване на времето. Тя ви помага да разберете в какво влагате най-много енергия и време и как да преразпределите дейностите си за постигане на по- високи резултати. Преди да направим упражнението, свързано с Матрицата на приоритетите, отбележи всяка задача от вашия списък със задачи от 0 до 10, според тези два фактора: 1. Въздействието за вас и околните след завършване на дейността. 2. Вложените усилия за завършване на дейността. След това на база получените резултати, отнесете всяка ваша дейност към един от 4-те квадранта в матрицата на последната страница. Използвайте информацията от следващите страници, за да категоризирате дейностите и ви и да ги приоритизирате следващите си задачи. Бързи печалби - това са задачи, които имат висока възвръщаемост на време и усилия. Колкото повече задачи от категория "по-бързи печалби" реазлизирате, толкова по- добре за вас и вашата организация. Главни проекти те биха оказали силно въздействие на всички в организацията. Изискват много усилия и отнемат значително време за реализацията им. Крадящи време това са задачи, които нямат почти никаква възвръщаемост и за тях не се изискват особени усилия. Често 7

8 всъщност те се явяват като прекъсващи задачите от категория Главни проекти. Неблагодарни задачи те изискват много време и усилия за резултат, който дава ниска възвращаемост. Ако имате си в графика такива задачи, по- добре е да се откажете от тях, като ги делегирате на друг, който ще се справи по- бързо. 8

9 УПРАЖНЕНИЕ 3 Сега, когато сте научили някои умения за приоритизиране, време е да ги приложите и на практика! Използвайте вашия списък със задачи, за да направи това упражнение. 1. Създаване на главен списък с всички задачи, които трябва да изпълните. Приложили сме примерен списък в края на упражнението. (Можете да използвате него като модел.) 2. Уверете се, че сте записали всички ключови проекти и задачи. 3. Отбележете всяка задача от 1 до 6, в зависимост от тяхната значимост и преработете списъка в приоритетен ред. 4. След това разпределете задачите от топ 10 в работната Матрица на приоритетите на последната страница. 5. Означете всяка задача от 0 до 10 първо според усилията, които полагате за реализирането й и след това според въздействието, което тя ще има върху вас и останалите, когато вече е изпълнена. 6. И на последно място, направете нов списък със задачи, съобразен с резултатите от Матрицата на приоритетите. 9

10 УПРАЖНЕНИЕ 4 Ако списъкът ви със задачи изглежда безкраен, започнете с извеждането на преден план на няколко проекта. Може да ви отнеме няколко сесии, за да го получите в напълно организиран вид, но веднага след това ще почувствате облекчение на работното място 10

11 ЗАКЛЮЧЕНИЕ Можете бързо да се чувствате претоварени от обема на работата, която трябва да свършите, ако не приоритизирате задачите си. Организацията и контролът върху дейностите, ви позволява да имате ясен фокус. Изготвяне на списък с приоритизирани задачи, би ви отнел не повече от 20 мин на ден, но си осигурява допълнителни часове за истински важните задачи. По този начин можете да управлявате вашите задачи по интелигентен и проницателен начин, с помощта на лесни инструменти. 11

12 ПРИОРИТИЗИРАН СПИСЪК СЪС ЗАДАЧИ *Най-важни задачи-1най-маловажни задачи- 6 Задача Приоритет

13 МАТРИЦА НА ПРИОРИТЕТИТЕ Задача Влияние (0-10) Усилие (0-10) 13

14 ПРАКТИЧЕСКИ ФИРМЕНИ ОБУЧЕНИЯ Фирмените тренинги на Training Academy имат за цел да предадат знания и умения, които след това лесно да се прилагат на работното място. Информацията е специално подбрана и насочва участниците към усвояване на най-практичните и модерни техники. Всяка от темите е с времетраене 1 или 2 дни, в зависимост от нуждите на клиента. Тренингите се провеждат в залата на Training Academy или изнесени в зала или място, на което клиентът желае. За повече информация за тренинги, можете да разгледате темите тук: или да се свържете с нас на - office@trainingacademy.bg или тел

15 15