ЕКРАНЪТ НА MS WORD 2016 ЛЕНТА RIBBON, РАЗДЕЛИ (TABS), ДИАЛОГОВИ ПРОЗОРЦИ, ЕТАПИ НА ТЕКСТООБРАБОТКАТА ВЪВЕЖДАНЕ НА ТЕКСТ, МАРКИРАНЕ, СЪХРАНЯВАНЕ, РЕДАК

Препис

1 ЕКРАНЪТ НА MS WORD 2016 ЛЕНТА RIBBON, РАЗДЕЛИ (TABS), ДИАЛОГОВИ ПРОЗОРЦИ, ЕТАПИ НА ТЕКСТООБРАБОТКАТА ВЪВЕЖДАНЕ НА ТЕКСТ, МАРКИРАНЕ, СЪХРАНЯВАНЕ, РЕДАКТИРАНЕ MS Word е програма за обработка на текст. Когато стартира Word 2016 се отваря екран, от който можете да изберете какво да отворите: някой от последните използвани документи (Recent); друг стар документ (Open Other Documents); нов празен документ (Blank Document); или шаблон за документ. 1

2 Ако изберете Open Other Documents се отваря екран на който се вижда списък с последните използвани документи (Recent Documents): Ако изберете Computer се вижда списък с последните използвани папки Recent Folders. Ако кликнете на Browse се отваря прозореца Open и можете да видите съдържанието на вашия компютър и да изберете кой файл да отворите. 2

3 АКО ОТВОРИТЕ НОВ ПРАЗЕН ДОКУМЕНТ В WORD 2016, ЕКРАНЪТ ИЗГЛЕЖДА ТАКА: Лента за бърз достъп (Quick Access Toolbar) Заглавна лента (Title Bar) Размерна линийка (Ruler) Бутон за отваряне на диалогов прозорец (Dialog Box Launcher) Лента Ribbon Заглавна лента (Title bar) показва името на активния документ и в десния и край се намират трите познати бутона: Minimize, Restore Down/Maximize и Close. В тази лента се намира и бутона Ribbon Display Options, който задава опциите на лентата Ribbon Auto-hide Ribbon: лентата се скрива и се появява само ако кликнете горе вдясно. Show Tabs: виждат се само страниците (Tabs). Show Tabs and Commands: виждат се страниците и командите. Лента с инструменти за бърз достъп (Quick Access Toolbar) в която от падащото меню можем да добавим бутони с команди, които използваме по-често. Забележка: Много полезни в лентата за бърз достъп са бутоните Undo Redo и Repeat. Програмата Word помни всички команди, които сме извършили върху текста в тази сесия. С бутона Undo отменяме последната команда, която сме извършили. Командата Redo, връща последно отмененото действие, а командата Repeat, повтаря последното действие. Лентата с менютата е предназначена да ви помага да намирате бързо командите, които ви трябват за изпълнение на задача. Командите са организирани в логически групи, които са събрани заедно в раздели. Всеки раздел се отнася до даден тип дейност, например писане или оформяне на страница. За да се намали претрупването, някои раздели се показват само когато са необходими. Лентата Ribbon, която се състои от раздели (Tabs) с инструменти-бутони, представени в групи (разделът Home е активен по подразбиране). Ако кликнете върху друг раздел, например Insert или Page Layout, ще се покажат съответно съдържащите се в тях бутони. По-рядко използвани команди от групата, се виждат в диалогов прозорец, които се отваря чрез малкия бутон в десния долен ъгъл на групата бутон за отваряне на диалогов прозорец (Dialog Box Launcher). 3

4 НАСТРОЙКА НА ЕКРАНА: Преди да започнем работа, трябва да настроим екрана на Word. Това включва обикновено: Размер на прозореца: от меню View (Изглед) групата Zoom (Мащаб) или от плъзгача долу вдясно на лентата за състоянието (Status bar); Да се вижда Ruler размерната линийка, която ни помага при форматиране на текста от меню View (Изглед) групата Show (Показване); Показване на непринтиращите се символи: от групата Paragraph (абзац) включете бутона (Show/Hide) за показване/скриване на тези символи; Да изберем желаната езикова настройка на клавиатурата; Да изберем мерните единици, с които искаме да работим. СМЯНА НА МЕРНИТЕ ЕДИНИЦИ В WORD От меню File изберете Options. От Word Options изберете Advanced. В Advanced намерете групата Display и от падащото меню на Show measurements in units of: изберете инчове, сантиметри и т.н. Кликнете на O.K. 4

5 ЕТАПИ ПРИ ТЕКСТООБРАБОТКАТА Текстообработката (word processing) е дейност свързана създаване, редактиране и оформяне на текстови документи. Независимо от конкретна програма, тектообработката включва дейностите набиране (въвеждане на текст), коригиране (редактиране), форматиране, както и съхраняване, отваряне и печат. Тези дейности могат да се извършват последователно (препоръчително), могат да се повтарят циклично (обикновено се налага да се направи малка редакция на документа дори след отпечатването му), могат и да се извършват заедно (още при набирането на текста да се променя и формата на някои текстови фрагменти). ВЪВЕЖДАНЕ НА ТЕКСТ При набиране на текст в Word е добре да бъде включен от групата Paragraph (абзац) бутонът (Show/Hide) за показване/скриване на непринтиращите се символи. Тези символи служат за управление на текста и ни помагат при редактиране. При включен бутон текста изглежда така: НЯКОИ НЕПРИНТИРАЩИ СЕ СИМВОЛИ: Интервал => символ за край на дума (показва се като висока точка); Enter => символ за край на абзац (показва се със знака ); Табулатор Tab => символ за позициониране на текст (показва се с >). Прекъсване на страница и др. ПРАВИЛА ПРИ НАБИРАНЕ НА ТЕКСТ: 1. Ред не започва с интервал; 2. Между думите има само един интервал. 3. Enter ( ) се въвежда само в края на абзац (параграф); 4. Препинателните знаци се въвеждат веднага след думата и след това се оставя интервал; 5. Ако има последователност от повече от един препинателни знака се въвежда интервал само след последния. 6. Изключенията са следните: a. скоби и кавички интервал има преди отварящите и след затварящите. Например: абзац (параграф). b. Тирето когато имаме степен за сравнение въвеждаме късото тире, което няма интервали (например: по-рано); когато имаме дългото обяснително тире има интервал от двете страни (например: абзац параграф); при пряка реч имаме тире, интервал и след това следва текста. 5

6 МАРКИРАНЕ За да се работи върху текстов фрагмент или елемент на таблица или графично изображение, той трябва преди всичко да се маркира (избереq посочи). В Word има специални команди Select за маркиране, но по-често това се прави с мишката. Лявото бяло поле на листа се нарича област ПОЛЕ ЗА МАРКИРАНЕ (ОБЛАСТ ЗА СЕЛЕКТИРАНЕ SELECTION AREA). В това поле показалецът на мишката изглежда като контурна, сочеща на дясно стрелка. Дума Изречение Ред Абзац (параграф) Произволен текстов фрагмент Непоследователни текстови фрагменти Целия текст Колона от текст МАРКИРАНЕ НА ТЕКСТОВ И ФРАГМЕНТИ Двукратно се кликва с левия бутон на мишката в думата. Едновременно се натискат клавишът Ctrl и левият бутон на мишката в изречението. В полето за маркиране се кликва срещу реда с левия бутон на мишката. На произволно място в параграфа се кликва трикратно с левия бутон на мишката; В полето за маркиране срещу параграфа се кликва двукратно с левия бутон на мишката. С влачене на мишката. Показалецът на мишката се позиционира в единия край на фрагмента и при натиснат ляв бутон на мишката се издърпва до другия край на фрагмента; Показалецът на мишката се позиционира в единия край на текстовия фрагмент, мишката се премества към другия край на фрагмента и едновременно се натискат клавишът Shift и левият бутон на мишката. Чрез клавишите със стрелките и натиснат клавиш Shift се реализира разширение или намаление на маркирания фрагмент символ по символ. Чрез клавиша Ctrl и натиснат клавиш Shift се реализира разширение и намаление на маркирания фрагмент дума по дума. Едновременно се натискат клавишът Ctrl и левият бутон на мишката за всеки следващ фрагмент. В полето за маркиране се кликва трикратно с левия бутон на мишката; В групата команди Editing от падащото меню на Select се избира Select All; С клавишната комбинацията Ctrl+A. С натиснат клавиш Alt се влачи по текста. 6

7 РЕДАКТИРАНЕ Поправките в текста се правят чрез вмъкване, изтриване или замяна, както и чрез копиране и местене на части от текста. За да редактирате текста е добре да знаете правилата за маркиране на текст, които ще ви улеснят при вашата работа. ЗАБЕЛЕЖКИ: вмъкване на знак/ци обикновено Word работи в режим на вмъкване Insert, и е достатъчно да се позиционира текстовия курсор при изпуснатия знак и да се напише; изтриване на знак/ци позиционира се текстовия курсор при излишния знак и с натискането на клавиша Backspace се изтрива знак пред мигащия курсор (наляво), а натискането на клавиша Delete изтрива знак след курсора (надясно); замяна на знак/ци разбира се това може да се направи като последователно се приложат изтриване и вмъкване, но може и като се пише върху грешните знаци след като ги маркирате За копиране и местене на части от текста, можете да ползвате групата команди Clipboard, контекстните менюта както и клавишни комбинации. Когато маркирате текст и зададете команда Cut (изрежи) или Copy (копирай), маркирания от вас текст отива в едно специално поле, което се казва Clipboard. След като поставите курсора там където искате да копирате или преместите текста и зададете команда Paste (постави), маркираният от вас текст ще застане на мястото на курсора. Има и друг начин за копиране и местене, чрез влачене и пускане на текста, тогава не се използва полето Clipboard. Когато влачите с натиснат клавиш Ctrl се разбира копиране, а когато влачите без натиснат клавиш се разбира местене. Този начин се нарича drag-and-drop editing или само издърпване dragging. Полето Clipboard е общо за целия Office. Ако го отворите от бутона в долния десен ъгъл на групата можете да работите с 24 обекта за копиране и местене. Ако полето не се вижда, при Paste работите с последния обект за който сте задали Copy или Cut. Можете да използвате и клавишните комбинации Ctrl+C (Copy), Ctrl+X (Cut), Ctrl+V (Paste), както и контекстните менюта (десен бутон върху маркирания обект). Бутонът от групата Clipboard служи за копиране на форматирането. Ако искате да копирате форматирането на един абзац върху друг кликнете в първия абзац и включете бутона еднократно. Мишката става като четка и когато влачите върху втория абзац той се форматира като първия. Ако искате да копирате форматирането на много места, кликнете 2 пъти върху бутона. Ще може да копирате докато не го изключите. 7

8 Ако е инсталиран речник на езика, на който пишете, Spelling & Grammar подчертава грешните думи с червена вълнообразна линия. Като кликнете с десен бутон в подчертаната дума проверката на правописа предлага близки по написване думи от речник си, от които можем да се избере подходящата. За да зададем основния език в нашия документ, първо в лентата за състоянието (Status bar) кликвате на език, при което се отваря диалоговият прозорец Language. След това в прозореца избираме езика за маркирания текст. За български език включваме отметката Detect language automatically, за да проверява правописните грешки автоматично. Изключваме отметката Do not check spelling and grammar за българския език няма проверка на граматиката. Word подчертава не само сгрешените думи с червена вълнообразна чертано а и тези, които ги няма в неговия речник. Тогава имате следните възможности: Ignore All да игнорирате подчертаването или с; Add to Dictionary да добавите думата в речника на нашия компютър. Ако кликнете на бутона за проверка на правописа в лентата Quick Access Toolbars в дясно се отваря панел Spelling, в който имате възможност да редактирате думата, да я добавите към речника или да игнорирате грешката. 8

9 СЪХРАНЯВАНЕ Всеки нов документ се създава като временен, в заглавната лента пише Document Word и ако ще се ползва и по-късно, трябва да се съхрани като файл на носител. Кликвайки в бутона Save от Quick Access Toolbar (или от меню File избирате Save As) се отваря диалогов прозорец Save As, чрез полетата на който се задават мястото, името и типа на файла. Ако се натисне бутона Save след като документът вече е съхранен като файл с име, тогава се записва последната редакция на документа замествайки предишната, под същото име и тип и на същото място. Ако трябва да се запазят и двата варианта на документа, тогава от менюто File се избира командата Save As за да се отвори диалоговия прозорец и да се зададе ново място, ново име или друг тип на файла. Адресно поле, където се посочва мястото на файла. Поле за име на файл. Поле за избор на тип на файл. По подразбиране типа на файла за версиите на Word от 2007 нагоре е docx. Ако искате да запишете файла за Word се избира doc. Можете да запишете файла и като тип pdf, rtf и т.н. 9

10 РЕЖИМ НА СЪВМЕСТИМОСТ (COMPATIBILITY MODE) Когато отворите документ на Word, който е с по-стар файлов формат, в заглавния ред след името на файла се появява Compatibility Mode (Режим на съвместимост). Тъй като по-стария файлов формат не разбира някои от функциите в новата версия на Word, тези функции биват или изключени, или променени, така че да се доближават до старата версия на Word. В ТОЗИ СЛУЧАЙ ИМАТЕ ДВЕ ВЪЗМОЖНОСТИ: 1. За да използвате всички възможности на новата версия, кликнете на бутона Convert от меню File Info, за да преобразувате документа в по-новия формат. 2. Може да останете в режима на съвместимост (Compatibility Mode) ако знаете, че ще споделяте документа си с хора, които използват по-стари версии на Word. Забележка: Ако искате от File Info да се върнете в предишния изглед на екрана, трябва да използвате стрелкичката за връщане горе вляво. 10