НАЦИОНАЛЕН ЦЕНТЪР ЗА ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТАЦИЯ УТВЪРДИЛ: ВАНЯ ГРАШКИНА Изпълнителен директор ИНСТРУКЦИЯ ЗА ПРИЕМАНЕ И ОБРАБОТВАНЕ НА ЗАЩИТЕНИ ДОКТОРСКИ ДИСЕРТАЦИОННИ ТРУДОВЕ И ИНФОРМАЦИОННИ КАРТИ ЗА ЗАЕТИ АКАДЕМИЧНИ ДЛЪЖНОСТИ В НАЦИОНАЛНИЯ ЦЕНТЪР ЗА ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТАЦИЯ В ИЗПЪЛНЕНИЕ НА ЧЛ. 3 ОТ ПРАВИЛНИКА ЗА ПРИЛАГАНЕ НА ЗАКОНА ЗА РАЗВИТИЕТО НА АКАДЕМИЧНИЯ СЪСТАВ В РЕПУБЛИКА БЪЛГАРИЯ СОФИЯ 2016
І. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Настоящата Инструкция определя реда и начина за приемане и обработване на постъпващи документи за: - присъдени научни степени защитени докторски дисертационни трудове, информационни карти на български и английски език и придружаващите ги документи; - заети с конкурс академични длъжности информационни карти на български език и придружаващите ги документи. 1.2. Записите в електронната база данни (БД) съдържат информация за защитените докторски дисертации, за издадените дипломи за придобита образователна и научна степен доктор и научна степен доктор на науките и за избраните с конкурс лица на академични длъжности. 1.3. Придобити в чужбина научни степени, признати от висше училище или от научна организация, се отразяват в БД само ако за тях е предоставена информация от съответното висше училище или научна организация. Задължително се изисква подаването на информация за призната научна степен за лица, избрани да заемат академична длъжност на основание придобита научна степен в чужбина. 1.4. Информацията за лица, назначени на една и съща академична длъжност в различни висши училища или научни организации се отразява само в случаите, когато длъжността е заета въз основа на конкурс. 1.5. В случаите, когато постъпва информация за заета академична длъжност главен асистент, доцент или професор за лице, за което липсва запис в БД за придобита образователна и научна степен доктор, съответно доктор на науките, преписката се задържа до получаването на информация за придобитата научна степен, която е задължително условие за заемане на академичната длъжност. ІІ. ПРИЕМАНЕ И ПРОВЕРКА НА СЪОТВЕТСТВИЕТО 2.1. Постъпващите дисертационни трудове и съпътстващите ги документи: автореферати в електронен и печатен формат, копие от издадената диплома, както и придружителните писма към тях, се приемат и завеждат в деловодната система по общия ред на обработване на входящата кореспонденция. 2.2. Постъпващите документи за заети академични длъжности: копие от акта за назначаването на лицата, избрани да заемат академична длъжност, попълнени информационни карти за заета академична длъжност на български език на електронен и на хартиен носител се приемат и завеждат в деловодната система по общия ред на обработване на входящата кореспонденция. 2
2.3. Дисертационните трудове в печатен и електронен формат, както и информацията за заети академични длъжности в печатен и електронен формат се предават на главния експерт или заместващият го експерт от главните специалисти. 2.5. В срок от два дни главният експерт или заместващият го експерт прави проверка за: а) наличието или отсъствието на съпътстващи документи по т.2.1. и т. 2.2 б) пълнотата и точността на попълнената информационна карта за защитен дисертационен труд или за заета академична длъжност. 2.6. При установяване на липсващи съпътстващи документи към даден дисертационен труд или на непълноти или неточности в информационната карта за защитен дисертационен труд или за заета академична длъжност, както и случаите по т.1.2.3., главният експерт или заместващият го експерт изготвя писмо с искане до съответното висше училище или научна организация или осъществява комуникация по телефона за уточняване на съответните липси, неточности или непълноти. В случаите на изготвяне на писмо, то се съгласува с директора на дирекция Регистри и информационно осигуряване (РИО). Изходящите писма се внасят за подпис на изпълнителния директор, в два екземпляра. Вторият екземпляр остава в деловодството и съдържа подписите на изготвилия документа и съгласувалите го длъжностни лица. Кореспонденция може да се осъществява и по имейл в следните случаи: - отговор на запитвания, постъпили по имейл относно научни степени или заети академични длъжности; - представяне на допълнителна информация по преписка за уточняване на данни, технически грешки и др. 2.7. В случай на съвпадение на ЕГН на лице с различни фамилни имена се извършва корекция на съществуващия запис на лицето, като старото фамилно име се запазва в скоби в края на името. Добавянето на второ фамилно име изключва запазването на старото в скоби, съгласно посоченото отразяване в Приложение 1. 2.8. Главният експерт или заместващият го експерт в срок до пет дни след установяване на съответствието въвежда съдържанието на информационните карти в БД. 2.9. Контрол върху въвеждането на информацията се осъществява от главен експерт в дирекция РИО. След проверка на въведените записи, главният експерт уведомява деловодството да приключи и архивира входящите преписки. Когато в една преписка се съдържа информация за повече от едно лице, тя приключва след обработване на информацията за всички лица. 2.10. Писмата за заети академични длъжности с придружаващите ги документи и писмата за защитени дисертационни трудове с придружаващите ги документи с изключение на 3
дисертационните трудове и авторефератите към тях се архивират в дирекция РИО, ет.5, стая 501. Архивът се подрежда и се поддържа от главния експерт или заместващия го експерт по входящите номера от деловодната система на НАЦИД. 2.11. Един път седмично главният експерт или заместващият го експерт, след въвеждане на информацията в базите данни, предава дисертационните трудове в печатен и електронен формат на главния експерт или на заместващия го експерт от дирекция Научно техническа и педагогическа библиотека (НТПБ). ІІІ. БИБЛИОТЕЧНА РЕГИСТРАЦИЯ, КАТАЛОГИЗАЦИЯ И РЕЖИМ НА СЪХРАНЕНИЕ 3.1. Дисертационните трудове и авторефератите към тях в електронен и печатен формат подлежат на обща и индивидуална регистрация. 3.2. Общата регистрация се извършва в Книгата за движение на библиотечния фонд. 3.3. Индивидуалната регистрация се извършва в системата COBISS, в която се вписват следните данни: инвентарен номер, автор, заглавие, година. Всяко заглавие, независимо дали е в печатен или електронен формат, получава отделен инвентарен номер, съответно (ДС) за печатен формат и (ДС/Е) за електронен формат. 3.4. Сигнирането се извършва с фондова буква и пореден номер, които са възприети в библиотеката. 3.5. Дисертационните трудове и приложенията към тях в електронен и печатен формат получават една и съща сигнатура. 3.6. Библиографските описания на дисертационните трудове се въвеждат в системата COBISS в локалната база на библиотеката в срок до 5 дни от получаването им от главния експерт или заместващия го експерт от дирекция РИО. 3.7. Дисертационните трудове и авторефератите към тях в електронен и печатен формат се съхраняват трайно. 3.8. С цел осигуряване и опазване в случаи на евентуална повреда на електронния носител, след приемането им в дирекция НТПБ се архивира в мрежово дисково устройство. 3.9. Дисертационните трудове и авторефератите към тях в електронен и печатен формат се съхраняват в основното хранилище като обособен фонд на библиотеката и се подреждат по възходяща сигнатура. 3.10. Архивираното копие в мрежово дисково устройство не се предоставя за ползване от читатели на библиотеката. Настоящата инструкция влиза в сила след утвърждаването й от изпълнителния директор на Национален център за информация и документация. 4
Пример 1. Поставяне на старо фамилно име в скоби ПРИЛОЖЕНИЕ 1 Вихра Крумова Миланова (Нешева) Научно звание: професор Научна специалност: 03.01.20 - Психиатрия Свидетелство No/дата: 12808 / 12.02.2008, утвърдено с Протокол No/дата: 18 / 11.12.2007 Научна степен: доктор на медицинските науки Научна специалност: 03.01.20 - Психиатрия Диплома No/дата: 31149 / 26.02.2007, утвърдена с Протокол No/дата: 17 / 12.12.2006 Тема: Клинична характеристика на болни с афективни разстройства, включени в генетични изследвания Научно звание: доцент Научна специалност: 03.01.20 - Психиатрия Свидетелство No/дата: 18327 / 10.01.1997, утвърдено с Протокол No/дата: 17 / 30.10.1996 Научна степен: образователната и научна степен "доктор" Научна специалност: 03.01.00 - Медицина Диплома No/дата: 23434 / 20.02.1995, утвърдена с Протокол No/дата: 21 / 19.12.1994 Тема: Профилактика на афективни разстройства с Карбамазепин Пример 2. Добавено второ фамилно име Албена Кузманова Бакрачева-Константинова Научно звание: професор Научна специалност: 05.04.06 - Литература на народите на Европа, Америка, Африка, Азия и Австралия Свидетелство No/дата: 25946 / 29.12.2009, утвърдено с Протокол No/дата: 13 / 28.10.2009 Тема: няма Научна степен: доктор на филологическите науки Научна специалност: 05.04.06 - Литература на народите на Европа, Америка, Африка, Азия и Австралия Диплома No/дата: 31639 / 30.07.2007, утвърдена с Протокол No/дата: 9 / 16.05.2007 Тема: Видимост отвъд видимото. Художественият дискурс на американския трансцендентализъм Научна степен: образователната и научна степен "доктор" Научна специалност: 05.04.00 - Филология Диплома No/дата: 23746 / 02.10.1995, утвърдена с Протокол No/дата: 8 / 21.06.1995 Тема: Близост в различията. Особености на реалистичното повествование в английския просвещенски роман и българската следосвобожденска белетристика. 5
Пример 3. Връщане на бащино фамилно име Атанаска Димитрова Делева (Делева-Кокаланова) Академична длъжност: доцент Професионално направление: 4.1. - Физически науки Заповед No/дата: 26 / 30.01.2014 Научна организация/институт: Българска академия на науките; Институт по електроника "Академик Емил Джаков" Научна степен: образователната и научна степен "доктор" Научна специалност: 01.03.22 - Физика на вълновите процеси (вкл. акустични трептения и вълни; оптика; нелинейни трептения и вълни - нелинейна оптика и квантова електроника; оптоелектроника и лазерна техника) Диплома No/дата: 23330 / 19.12.1994, утвърдена с Протокол No/дата: 15 / 18.10.1994 Тема: Изследване и използване на особености в динамиката на генерцията в импулсни лазери с титан: сапфир 6