Относителни, абсолютни и смесени адреси

СПЕЦИАЛНО КОПИРАНЕ. СОРТИРАНЕ И ФИЛТРИРАНЕ. СЕРИИ. ОТНОСИТЕЛНИ, АБСОЛЮТНИ И СМЕСЕНИ АДРЕСИ. ЛОГИЧЕСКАТА ФУНКЦИЯ IF. СПЕЦИАЛНО КОПИРАНЕ Ако използвате командите Copy и Paste, за да копирате от едно място на друго, вие копирате всички параметри формула (или функция), стойност, формат, коментар и т.н. Ако използвате Paste Special може да копирате само определени параметри. A) Копирането на формула (Formulas) може да стане и чрез манипулатора активната точка на клетката). B) Може да се копират получените чрез изчисления резултати и само като стойност (Values). C) От дадена клетка може да се копира само формата (Formats). D) Може да се копира колона от данни в ред (обръщане на таблицата) ако използвате оператора Transpose. СОРТИРАНЕ Базите данни представляват списъци (серии) от редове, които съдържат асоциирани данни. Програмата Microsoft Excel позволява да се създават таблици на работния лист, които се наричат бази данни към които можем да приложим команди за търсене и извличане на нужната информация. Електронните таблици, съдържащи бази данни в Microsoft Excel обикновено се казват списъци. Списъкът се създава като информация, състояща се от редове с еднотипни данни. Много операции за обработка и анализ на данните в списъка са автоматизирани. За ефективното използване на тези предимства при създаване и въвеждане в списък, трябва да спазвате следните правила. Не разполагайте на работния лист повече от един списък. Списъкът трябва да е отделен от другите данни в работния лист с поне един празен ред и поне една празна колона. Като следствие от това трябва да се избягват празните редове и празните колони вътре в списъците. 1

Всяка колона се нарича поле и трябва да съдържа еднотипна информация. Всеки ред се нарича запис и трябва да съдържа пълна информация за обекта. Първият ред трябва да съдържа етикети, описващи съдържанието на съответното поле. Редът с етикетите (или заглавните полета) трябва да бъде оформен различно от останалите данни в списъка, например с удебелен шрифт. Програмата използва тези етикети за създаване на отчети, търсене и сортиране на данни. На изображението отгоре се вижда списък от 7 полета. Първият ред на списъка съдържа имената на полетата, всяка колона съхранява точно определена информация. Може да сортирате данните на таблица в нарастващ (възходящ) и намаляващ (низходящ) ред на данните от бутона Sort & Filter (Home): Ако искате да зададете допърнителни параметри за сортирането изберете Custom Sort: 2

В списъка за сортиране Sort by може да изберете заглавието на колоната по която искате да сортирате списъка. В Sort On изберете по какво сортирате. В Order изберете вида на сортирането. Ако в прозореца за сортиране е включена опцията My data has headers, то заглавният ред няма да бъде сортиран заедно с останалите редове. Ако кликнете на Options може да изберете сортирането да е по редове или по колони. Чрез Add level можете да сортирате по няколко колони едновременно. Забележка: Ако маркирате колона в списъка и стартирате команда за сортиране излиза следното предупреждение: Ако изберете Expand the selection, сортирате по зададените параметри целия списък. Ако изберете Continue with the current selection, в списъка сортирате само тази колона. МОЖЕТЕ ДА СОРТИРАТЕ И ОТ DATA SORT 3

ФИЛТРИРАНЕ За да филтрирате данни, трябва да маркирате заглавния ред и да изберете от Sort & Filter (Home) Filter. Създава се автоматичен филтър. МОЖЕТЕ ДА ФИЛТРИРАТЕ ДАННИТЕ И ОТ DATA SORT & FILTER FILTER. 4

ИЗПОЛЗВАНЕ НА ИНСТРУМЕНТА АВТОМАТИЧНО ЗАПЪЛВАНЕ (AUTOFILL) ЗА СЪЗДАВАНЕ НА ПОРЕДИЦИ (СЕРИИ). За да използвате инструмента автоматично запълване (AutoFill), трябва да направите следното: Въведете началното значение на диапазона от данни в първата клетка от поредицата. За да зададете за поредицата конкретното нарастване, изберете следващата клетка от диапазона и въведете следващия елемент от данните. Величината на нарастването се определя от разликата на двата начални елемента. Маркирайте клетката или клетките, съдържащи началните значения. Изтеглете манипулатора за запълване (малкия черен квадрат в десния долен ъгъл на избраната клетка) върху клетките, които искате да запълните с поредицата (при поставяне на мишката на маркера за запълване мишката има вида на символа плюс ). За попълване на възходяща поредица изтегляте манипулатора надолу или вдясно. За попълване на низходяща поредица изтегляте манипулатора нагоре или вляво. Освободете левия клавиш на мишката, за да получите поредицата. Инструментът автоматично запълване може да използван за числени данни, дати, време, названията на месеците и на дните на седмицата. Образци за функцията автоматично запълване Серия Пример Текст Няма образец, текстът се копира Текст, Текст, Текст Число Текст с число Ден Месец Година Час Стойностите нарастват на базата на образеца Текстът остава, променя се числото на базата на образеца Създава се серия на базата на формата за ден Създава се серия на базата на формата за месец Създава се серия, съответстваща на формата за година на базата на образеца Създава се серия съответстваща на интервала от време 10, 20, 30 Текст1, Текст2, Текст3 Понеделник, Вторник, Сряда Януари, Февруари, Март 1998, 1999, 2000 1:30, 2:00, 2:30 5

Преди автоматичното запълване След автоматичното запълване Може да се използва бутона със списък на параметрите за автоматично запълване (Auto Fill Options), който се появява при автоматично запълване: Копиране на клетки (Copy Cells); Запълване на серия (Fill Series); Запълни само формата (Fill Formatting Only); Запълни само стойностите (Fill Without Formatting). 6

ЗА ДА РАЗГЛЕДАТЕ ВГРАДЕНИТЕ В ПРОГРАМАТА MS EXCEL ПОРЕДИЦИ ЗА АВТОМАТИЧНО ЗАПЪЛВАНЕ ТРЯБВА ДА НАПРАВИТЕ СЛЕДНОТО: От менюто File изберете Options Advanced От групата General изберете Edit Custom Lists В списъка Custom Lists се виждат вградените поредици (серии) Можете да създавате и потребителски списъци, както и да ги триете. Изберете NEW LIST. Кликнете на бутона Add и в полето List entries въведете разделени със запетая поредицата от данни. Ако сте въвели в MS Excel поредица, можете да я маркирате и в същото меню да използвате бутона Import, за да добавите поредицата в списъка. Поредица се трие като се маркира в списъка и се използва бутона Delete. 7

ДРУГИ НАЧИНИ ЗА ЗАПЪЛВАНЕ 1. Освен автоматичното запълване можете да използвате командата Fill от Home, чрез можете да изберете посоката на запълвате надолу (Down), надясно (Right) нагоре (Up) или наляво(left). 2. Използване на диалоговия прозорец Fill Series. a. В Series in изберете по редове или по колони да са сериите b. В Type задайте сериите какви са: аритметични, геометрични, дати c. В Step value задайте стъпката d. В Stop Value задайте крайната. 8

ИЗПОЛЗВАНЕ НА ОТНОСИТЕЛНИ АДРЕСИ НА КЛЕТКИ ВЪВ ФОРМУЛИ И ФУНКЦИИ КАКВО СЕ РАЗБИРА ПОД ОТНОСИТЕЛЕН АДРЕС НА КЛЕТКА? Обръщението към името на клетка което се използва във формула, се нарича относително адресиране. Това означава, че програмата Microsoft Excel взема под внимание разположението, една спрямо друга на тези клетки, към които има обръщение във формулите, и тези клетки в които се намира обръщението (формулата). Например ако формулата =A1 се намира във клетка B2, то програмата Microsoft Excel ще разбира това така: запишете в клетка B2 значението на клетка, която се намира един ред нагоре и една колона вляво. Ако същата формула ( =A1 ) се намира в клетка D3 то програмата ще разбира това така: запишете в клетката D3 стойността на клетката, която се намира два реда нагоре и три колони вляво. Изменението на относителния адрес във формулите при копиране и местене с помощта на Буфера за обмен (Clipboard) или при копиране с помощта на манипулатора за автоматично запълване може нагледно да се илюстрира от следните примери: Относителният адрес на клетка A1 във формулата, който се намира в клетка B1 означава обръщение към същия ред и една колона вляво. При копиране на формулата от клетка B1 относителния адрес на клетката се променя, при това остава обръщение към същия ред и една колона вляво. При преместване относителния адрес не си сменя вида само сменя своята същност. Намирайки се в клетка B1, обръщението във формулата към клетка A1 означава обръщение към същия ред и една колона вляво. Попадайки в клетка C2, това обръщение ще означава обръщение към един ред нагоре и две колони вляво. Как копирането на относителния адрес на клетка във формула се прилага практически? Да разгледаме пример, в който трябва да пресметнем сумата от стипендии на студентите, като се има предвид индексацията, а също и сумата от стипендии по месеци въз основа на данните показани по-долу: В клетка E3 въвеждаме формулата =B3+C3+D3, която смята стипендията на студента Иванов за първата четвърт от годината. С помощта на манипулатора за запълване или чрез Буфера за обмен (Clipboard) копираме формулата от клетка E3 в диапазона клетки E4:E5. Понеже адресацията на клетките във формулата е относителна (това значи че при копиране на формулата надолу се увеличава с единица адресацията на редовете, при копиране на формулата на дясно адресацията на колоните), навсякъде се получава верен резултат. 9

По същия начин въвеждайки в клетка B6 формулата =B3+B4+B5 и копирайки тази формула се пресмята стипендията по месеци на студентите в диапазона B6:D6. За избор на вариант на запълване на клетките може да се използва бутона с списък на Параметрите на запълване. Например може да се избере режим Копирай само формата (Fill Formatting Only) или Копирай само стойностите (Fill Without Formatting). ИЗПОЛЗВАНЕТО НА АБСОЛЮТНИ АДРЕСИ ВЪВ ФОРМУЛИ И ФУНКЦИИ КАКВО ЗНАЧИ АБСОЛЮТЕН АДРЕС НА КЛЕТКА? За разлика от относителното адресиране на клетки във формулите, абсолютния адрес не се променя при копиране на формулата с помощта на Clipboard или с манипулатора за запълване или при местене. При задаване на абсолютен адрес във формула се използва допълнителен символ $. Например $A$1 или $D$4. Абсолютният адрес във формулата показва точно (абсолютно) в електронната таблица адреса на клетката към която се обръща. За да получим абсолютен адрес символа $ може да се набере от клавиатурата в режим на редактиране на формули с клавиша F4, като предварително сме поставили курсора на нужния адрес. Как копирането на абсолютния адрес на клетка във формулите се прилага на практика? Да разгледаме пример, където е необходимо да пресметнем в колона F сумата от стипендиите на студентите за първата четвърт на годината с отчитане на индексацията: Изчисляваме сумата на стипендиите на студентите с индексацията. За това кликваме във клетка F3 и въвеждаме формулата =E3+B1. С помощта на манипулатора за автоматична запълване или чрез Clipboard копираме тази формула в диапазона F4:F7. 10

Получава се неверен резултат, защото адреса на B1 е относителен и се променя при копиране. Редактираме формулата в F3, като относителният адрес B1 става абсолютен $B$1. (Маркираме клетката, натискаме клавиша F2, за да поставим курсора след относителния адрес B1 и натискаме функционалния клавиш F4). Копираме получената формула в диапазона F4: F7. Навсякъде се получава правилен резултат, защото абсолютния адрес при копиране не се променя. Съществува още един вид адресиране което се казва смесено. В този вид адреси единия компонент на адреса е относителен, а втория абсолютен, например $A1 или D$4. Смесените адреси трябва да се използват когато във формулата е важен не пълния адрес на клетката, а нейното положение в определена колона или определен ред. 11

ЛОГИЧЕСКАТА ФУНКЦИЯ IF Понякога искаме даден израз да се изчислява само ако е изпълнено конкретно условие, а при други обстоятелства да има различна стойност. В най-простия си вид функцията IF проверява стойността на клетката и извършва едно действие, когато условието е изпълнено (TRUE) и друго ако не е изпълнено (FALSE). Например: Ако съдържанието на клетка B2 е 0, резултата е да В противен случай резултата е не Условието изглежда така: =IF(B2=0; да ; не ) В полето Logical_test се въвежда логическото условие В полето Value_if_true се въвежда формулата или стойността, която се получава при вярно условие В полето Value_if_false се въвежда формулата или стойността, която се получава при невярно условие Операторите, които можем да използваме във функцията IF: +, <, >, <>, >=, <= Може да се обединят и няколко проверки с AND (и) и OR (или) Функцията IF(AND(B4=0;B5>0); да ; не ) връща стойност да само ако са изпълнени и двете условия. Функцията IF(OR(B4=0;B5>0); да ; не ) връща стойност да ако e изпълнено поне едното условия. Функцията IF може да включва и други функции. Условието =IF(AVERAGE(J2:J6)>3;"да";"не") проверява средната стойност на клетките от J2 of J6, ако е над 3 резултата е да, в противен случай не. При конструиране на условия е допустимо една функция IF да включва друга. Тогава говорим за вложени условия. Условието: =IF(F2>=5,5;"Отличен";IF(F2>=4,5;"Мн.добър";IF(F2>=3,5;"Добър";IF(F2>=3;"Среден";"Слаб")))) дава следния резултат във втората колона: 2 Слаб 3 Среден 3,5 Добър 4 Добър 4,5 Мн.добър 5 Мн.добър 5,5 Отличен 6 Отличен 12