НАЦИОНАЛЕН ЦЕНТЪР ЗА ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТАЦИЯ

Препис

1 НАЦИОНАЛЕН ЦЕНТЪР ЗА ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТАЦИЯ Г Р А Ф И К за седмични оперативни срещи Съгласно чл. 5, ал. 3 от Правилника за устройството и дейността на Национален център за информация и документация /НАЦИД/ Изпълнителният директор ръководи Дирекционен съвет. В Дирекционния съвет влизат главният секретар и директорите на дирекции. При възникнали важни, спешни и неотложни задачи Изпълнителният директор свиква Дирекционния съвет на работни срещи за обсъждане на възникналите оперативни задачи и тяхното изпълнение. Провеждането на работни срещи в НАЦИД е част от работния процес, поради което е създадена организация за регулярното им провеждане. Всеки понеделник в часа директорите на дирекции в НАЦИД имат отговорността и са подготвени за провеждане на оперативни срещи за определяне на текущите задачи и сроковете за тяхното изпълнение. Тези срещи се провеждат от Главния секретар на НАЦИД. Всяка среща приключва с отчитане на задачите от предходната и набелязване на предстоящите задачи с ясен план кога, от кой и по какъв начин ще бъдат приключени. При възникване на спешни задачи е възможно да се провеждат и оперативни работни срещи и през работната седмица.

2 Оперативните срещи в НАЦИД се провеждат при спазване на необходимата дисциплина, като са въведени ясни правила, като: по време на срещите телефоните се вдигат само, ако има нещо важно и спешно; въпроси се задават след като Изпълнителният директор или Главния секретар изложат всичко, което са предвидили; присъстващите са активни изслушват се, коментират се предложения, има критики и идеи. Оперативни срещи се провеждат и на ниво дирекция Академично признаване и регулирани професии, дирекция Заверки и информационни продукти, дирекция Регистри и информационно обслужване, дирекция Научно-техническа и педагогическа библиотека и дирекция Административна, финансово-счетоводна и управление на собствеността. Директорите на дирекции определят кога и как да се проведат тези срещи. Създадената организация по провеждането им по дирекции е както следва: 1. Дирекция Академично признаване и регулирани професии, Седмичните оперативни срещи в дирекция АПРП се провеждат обичайно в началото на всеки първи работен ден на седмицата при директора на дирекция АПРП или в друго помещение, позволяващо провеждането им. В седмичните срещи участват по възможност всички експерти на дирекцията, за да имат обща представа за всички дейности, а не само за своите собствени задачи и дейности. Обичайният дневен ред на срещите е, както следва: 1.1 Информация от прекия ръководител и конкретен отговорник за най-важните задачи, предстоящи пред дирекцията през започващата работна седмица. 1.2 Информация от прекия ръководител и конкретен отговорник за други текущи теми, дейности и задачи от значение за дирекцията. 1.3 Информация от директора на дирекцията и експерт-член на проектен екип за напредъка по изпълнявани проекти. 1.4 Други теми, относими към формата на седмична среща на цялата дирекция: по преценка на експертите от дирекцията. Темите по точки 1.1,1.2, 1.3 и 1.4 се обсъждат в общия случай в следната приоритетност: по задачи, свързани с преписки на МС, МОН, други държавни администрации и съдебни дела с изтичащ срок през седмицата; предстоящи заседания на САП- когато има такива

3 през седмицата; по задачи, свързани със заявители на центъра по административни услуги, за които е отговорна дирекцията; по задачи, свързани с висши училища и други институционални заявители на центъра по техни административни услуги; дейности и задачи, свързани с наши информационни функции към чужди институции, български и чуждестранни граждани; и други дейности и задачи, свързани с функциите, изпълнявани от дирекцията или от значение за експертите в дирекцията и ефективността на работата им. Прекият ръководител или експертът, който го замества в негово отсъствие, определя отговорниците и сроковете за изпълнение на новите задачи и дейности, чието разпределение съвпада със седмичната оперативна среща. Останалите нови преписки и заявления за административни услуги се разпределят по реда на постъпването им извън седмичните срещи, обикновено в 16:00 на всеки работен ден при наличие на обработени заявления от Фронтофиса или деловодството на НАЦИД. На седмичната среща се уточняват временни екипи за покомплексни или срочни задачи при необходимост. При обсъждането на вече разпределени преписки, прекият ръководител и отговорникът уточняват напредъка им. Продължителността на седмичните оперативни срещи обичайно е минути, в зависимост от дневния ред. 2. Дирекция Заверки и информационни продукти Оперативните срещи са ежеседмични координационни срещи за обсъждане изпълнението на текущите задачи, проследяване спазването на определените срокове и личната ефективност на служителите, както и за разпределяне на нови задачи и предоставяне на указания за тяхното изпълнение. Провеждат се всеки понеделник от ч. В случай на голяма натовареност в определения ден, срещите се провеждат във вторник от ч. За всяка среща се определя ясна тема, цел и дневен ред. По тоз начин участниците са наясно, защо са поканени на нея и какво се очаква от тях. Срещата завършва с кратко резюме и план за действие, с конкретни задачи и отговорности за изпълнение на дейностите. Резюмето от срещата се използва като отправна точка за дискусия при следващата среща, за отчитане на извършените дейности, тяхното качествено изпълнение и необходимостта от корективни действия. За участие в конкретна среща се отправя покана от директора на дирекцията по телефона, в случай на спешност, или по имейл, когато темата изисква по-задълбочена предварителна подготовка. В поканата задължително се посочва темата на срещата и се напомня на служителите да бъдат подготвени с информация и водене на записки.

4 Покана за участие в среща се отправя само на членове на екипа, които имат отношение към темата и се отнася до техните преки задължения, за да не се губи от времето на останалите. Покана за участие в среща се отправя към всички членове на екипа, само в случай че темата касае всички членове на екипа. Когато в срещата се налага участието на повече служители, дневният ред е определен така, че след приключване на обсъждането, се освобождават служителите, които нямат отношение към останалите точки от дневния ред, за да не се отнема от работното им време. В случаите, в които директорът на дирекцията отсъства, срещите се провеждат от главен експерт, който е предварително натоварен с тази отговорност. 3. Дирекция Регистри и информационно обслужване Срещите се провеждат всеки понеделник от 14.00, а при невъзможност във вторник от при директора на дирекцията. Служителите се информират за въпросите, обсъждани на седмичната среща на директорите при главния секретар, проведена порано. Новите задачи се разпределят съобразно компетентността и натовареността на служителите. Прави се преглед на извършеното през миналата седмица и на текущото състояние на изпълняваните задачи. Разискват се възникналите въпроси и проблеми, като се набелязват мерки за тяхното решаване. 4. Дирекция Научно-техническа и педагогическа библиотека Седмичните срещи в дирекцията се провеждат всеки петък от Обсъжда се това, което е постигнато като резултати през изминалата седмица направени справки, описани дисертации, прехвърлени записи, обслужени читатели и др. Набелязват се задачите, които предстоят през следващата седмица. Всеки служител от дирекцията докладва за свършеното и за предстоящите задачи. Директорът на дирекцията също докладва за приключилите задачи и запознава служителите с предстоящите. При отсъствие на директора на дирекцията, срещите се провеждат от главен експерт, който е предварително натоварен с тази отговорност.

5 5. Дирекция Административна, финансово-счетоводна и управление на собствеността Седмичните срещи в дирекцията се провеждат след проведената оперативка при главния секретар на НАЦИД. Във връзка с поставените оперативни задачи, същите се приоритизират по спешност и срокове за изпълнение. Също така се обсъждат изпълнените задачи и проблемите (ако има такива) свързани със забавяне на изпълнението им. Текущите задачи също се коментират и се изпълняват ежедневно. Провеждането на такива срещи е един мощен инструмент за успеха на НАЦИД