1 M AILINGS MAIL M ERGE Възможността за сливане на документи (Mail Merge) обединява главен документ (съдържание на писмото) със списък на получатели (таблица на Word, Excel или Access), за да генерира набор с изходни документи (писма). Списък на получателите Име Фамилия Адрес Иван Петров ул. Витоша 3 Петър Главчев ул. Цар Асен 7 Стефан Стефанов ул. Княз Борис Крум 5 Главен документ До г-н Уважаеми г-н, Каним Ви на... Резултатни документи (циркулярни писма) До г-н Петров ул. Витоша 3 Уважаеми г-н Иван Петров, Каним Ви на... До г-н Главчев ул. Цар Асен 7 Уважаеми г-н Петър Главчев, Каним Ви на... До г-н Стефанов ул. Княз Борис 5 Уважаеми г-н Стефан Стефанов, Каним Ви на... I. СЪЗДАВАНЕ НА СПИСЪК С АДРЕСИ ИЛИ ДРУГ ФАЙЛ С ДАННИ (ИЗТОЧНИК НА ДАННИ) ЗА СИСТЕМА ЗА ПОДГОТОВКА НА КОРЕСПОНДЕНЦИЯ 1) Създаване на списък с адреси за разпращане чрез таблица в Word В Word създайте нов документ чрез бутона. Създайте таблица със 6 колони и 6 реда. Попълнете таблицата, както е показано по долу. Име Презиме Фамилия Пол Адрес Град Иван Георгиев Петров м ул. Витоша 3 София Ана Стоянова Иванова ж ул. Хан Крум 11 София Петър Стефанов Главчев м ул. Цар Асен 7 София Стефан Боянов Стефанов м ул. Патриарх Евтимий 25 София Яна Иванова Петрова ж бул. Самоков 2 София Колоните на тази таблица ще наричате полета, а редовете записи. Тази таблица може да редактирате и форматирате като обикновена таблица в Word. Съхранете документа във Вашата работна папка под име Register_Word. Файлът ще бъде съхранен във формат на Microsoft Word. 2) Създаване на списък с адреси за разпращане чрез таблица в Excel (както в Word). 3) Създаване на списък с адреси за разпращане с помощта на командата за сливане (база данни в Access) В Word отворете нов документ
2 II. СЪЗДАВАНЕ НА ПИСМАТА, ИЗПОЛЗВАЙКИ ГОТОВИЯ СПИСЪК С ДАННИ От меню Mailings Start Mail Merge изберете тип на документа Letters (Писма) Изберете тип на документа Letters (Писма) След това от бутона Select recipients (изберете получатели) изберете документа със списъка на получатели (готовата таблицата). Ако искате да създадете нов списък с получатели изберете от Select recipients изберете Type New List ЧРЕЗ CUSTOMIZE COLUMNS МОЖЕТЕ ДА СЪЗДАДЕТЕ НУЖНИТЕ ВИ ПОЛЕТА: Използвайки бутона Delete (Изтрий), за да изтриете излишните полета Title (Обръщение), Company Name (Организация), Address Line1 (Ред за адрес1), Address Line2 (Ред за адрес2), State (Състояние), Zip Code (Пощенски код), Home Phone (Домашен телефон), Work Phone (Служебен телефон), E-mail Address (E-mail адрес). Използвайте бутона Add (Добавяне), за да добавите нужните полета Second Name (Презиме), Sex (Пол), Address (Адрес). Използвайки бутоните Move Up (нагоре) и Move Down (надолу), за да подредите полетата, както сте ги задали във Вашата таблица.
3 Използвайте бутоните Move Up или Move Down за да пренаредите полетата. Чрез бутона можете да редактирате списъка с получатели. В този диалогов прозорец клекнете на бутона Customize (Персонализиране). Отваря се диалоговия прозорец Customize Address List (Настройка на списъка с адреси). За да вмъкнете полета във вашето писмо използвайте Insert Merge Field
Ако искате да вмъкнете поле с текст, който отговаря на някакво условие изберете падащото меню от Rules 4 Изберете например If Then Else и задайте вашето условие. За да видите резултатните писма натиснете бутона Когато сте свършили изберете и OK. ЕДНО ПРИМЕРНО ПИСМО С НЯКОЛКО ПОЛЕТА И ВКЛЮЧЕНО УСЛОВИЕ ЩЕ ИЗГЛЕЖДА ТАКА: До <Име> <Презиме> <Фамилия> Уважаеми господине / госпожо, Каним Ви на традиционната среща на 23 април т.г., в 15 часа, в клуба на ул. Главна 100.
Можете да използвате и от падащото меню на Start Mail Merge помощника, който ви води стъпка по стъпка Mail Merge Wizard 5
6 III. СЪЗДАВАНЕ НА СПИСЪЦИ С ЕТИКЕТИ В Word създайте нов документ чрез бутона от стандартната лента с бутони. След това от меню Mailings изберете Start Mail Merge Labels или включете помощника Step by Step Mail Merge Wizard. На 1-вия етап изберете Labels (Етикети) и кликнете на Next: Starting document (Следващ: начален документ). На 2-ри етап Next: Select Recipients (Следващ: Изберете получателите), изберете радиобутона Change document layout (Промени оформлението на документа) и кликнете на хипервръзката Label options (Опции за етикетите), изберете нужния ви тип и натиснете OK. В документа се вмъква таблица с 12 етикета. Кликнете на Next: Select recipient (Изберете получателите). На 3-тия етап от сливането за избор на списък с адреси, кликнете на хипервръзката от Task Pane и от отворения диалогов прозорец изберете документа със списъка на получателите. След това се отваря прозорец с въведения от Вас списък. Натиснете OK, за да го затворите и кликнете на хипервръзката Next: Arrange your labels (Следващ: Подредете етикетите си), за да отидете на 4-ти етап.
7 Кликнете в 1-вата клетка от таблицата и чрез бутона More Items (Още елементи) от Task Pane вмъкнете полетата, които Ви трябват, за да създадете Вашите етикети, например, като изображението вляво. След това натиснете от Task Pane бутона labels (Актуализиране на всички етикети). Update all В Task Pane (областта за задачите) кликнете на Next: Preview your labels (Визуализирайте етикетите си) и Вие ще преминете на 5-ти етап. Кликнете на Next: Complete the merge (Завършете смесването) и Вие ще преминете на 6-ти етап. Кликнете на хипервръзката Edit individual labels (Редактиране на списъка на получателите) В появилия се диалогов прозорец Merge to New Document (Смесване в нов документ) изберете All (Всички) и натиснете OK. Вие ще създадете нов документ, който се казва Labels1 (Етикети1).В него ще се намират етикети за всички ваши получатели. Можете да ги отпечатате, ако натиснете бутона Print (Печат) от Task Pane (областта за задачите).