Представете си, че файлът, който създаваме, е чаша с вода. Всяко натискане на клавиша, който придвижва курсора с по една позиция, е капка в чашата. Колкото пъти натиснем клавиш с буква, препинателен знак, цифра или натиснем клавиша за интервал, ние добавяме по една капка в чашата и тя става все по-пълна и тежка. В компютърния свят пространството е най-голямата ценност и ние трябва да се стремим да създаваме колкото е възможно по-малки файлове по обем (не по съдържание). Програмите за обработка на текст (текстови редактори) са снабдени с инструменти, които ни помагат да си подредим текста, както искаме, а в същото време да не натоварваме файла с излишни килобайтове. Процесът на обработка на текста, при който задаваме шрифт, размер, цвят, позиция, се нарича форматиране на текст. В началото ще се запознаем с един инструмент, който задължително трябва да използваме, докато свикнем с правилата за форматиране: Pilcrow или за по-лесно параграф Показва знаците за абзац или други скрити символи на форматиране. Ще го намерим в лентите с инструменти при MS Word 2003 или в раздел Начало / Home при MS Word 2007, 2010, 2013 Когато неволно включат параграф, хората се стряскат от точките и знаците, които никога не са писали. Започват да се опитват да трият, да редактират, но вместо да стават по-добре, нещата се влошават. Всъщност няма нищо страшно. Истината е, че символите, които виждаме, са част от нашия документ. Ние само 1
сме ги направили видими. Не се притеснявайте те няма да се отпечатат. Видими са само на екрана. Не трябва да забравяме, че ние работим на компютър и въвеждаме информация през клавиатурата му, а не сме на пишеща машина, която директно отпечатва това, което натиснем. Най-общо, ни показва интервалите, които сме поставили между думите и край на даден абзац. Интервалът е невидим символ не го виждаме, но той съществува и добавя тегло към нашия файл. Ние трябва да се стремим да слагаме интервали само там, където действително се налага. Как се визуализира интервалът при включен параграф? Виждаме една малка точка, която обаче не е в долната част на реда, където слагаме край на изречение, а плува в средата: Правило 1: Между две думи се поставя само един интервал. Правило 2: Никога не се слагат интервали в начало на абзац, за да се оформи т.нар. един пръст по-навътре или отстъп. За тази цел си има много бърз и автоматичен начин. В горната линийка има три манипулатора, които задават границите, в които ще се простира нашият текст по хоризонтал. Два от тях са разположени отдолу и обикновено не се налага да ги пипаме. Интересен в случая е единственият отгоре. Той е разположен отляво: 2
Ако го преместим още преди да сме започнали да въвеждаме текст, той ще определи от каква позиция да започва всеки нов абзац т.е. след натискане на клавиша Enter, текстът ще започва от отстъпа, който сме задали. Правило 3: Никога не се слагат интервали пред заглавие, за да се позиционира визуално в центъра на листа. За целта има бутон в лентите с инструменти, с който можем да центрираме текст: 3
Преди да се форматира текст, той предварително трябва да се маркира. В противен случай желаното форматиране няма да го засегне. Правило 4: Поставяне на интервали около препинателни знаци. точка (.), запетая (,), въпросителна (?), удивителна (!), многоточие (...), точка и запетая (;), двоеточие (:) При всички тези знаци схемата е следната: дума-знак-интервал-дума Защо е толкова важно това правило? Ако се случи препинателният знак да е в края на реда, има реална опасност той да се появи в началото на следващия, ако не е залепен за предходната дума. За Word той ще е част от друга дума и ще го пренесе неправилно: 4
тире (те са два вида: дълга чертица и малко тире -) Всяко тире, което напишем, е малко (-). То се ползва най-често при частиците за степенуване по- и най-. Единственото изискване да си остане малко тире, е да не се слагат интервали преди или след него. Схемата при малкото тире е следната: дума-тире-дума. Няма интервали! Вече знаем, че всяко тире, което напишем, е малко. Но то може да стане и голямо. Ето защо е важно да няма интервали при горното правило: За да се оформи дълго тире, изискването е преди и след него да има интервали. След като напишем следващата го дума и интервала след нея, нашето късо тире ще се превърне в дълго ( ). Схемата за писане на дълго тире, е следната: дума-интервал-тире-интервалдума-интервал или препинателен знак. Изглежда сложно, но когато го приложите на практика, ще се уверите, че всъщност е много естествено и скоро дори няма да се замисляте. 5
кавички... и скоби ( ) Схемата е еднаква и за двата знака: дума-интервал-знак за отваряне-дума или думи-знак за затваряне-интервал или препинателен знак. Препинателните знаци точка (.), запетая (,), въпросителна (?), удивителна (!), многоточие ( ), точка и запетая (;), двоеточие (:) се залепват след затварящия знак! Много често при изписване на кавички, потребителят вместо специалния клавиш, използва две запетаи и два индекса, за да заприлича на кавички. Каква е разликата? Натоварваме файла с четири знака, вместо с два отварящ и затварящ. Коментарът е излишен използва се специалния клавиш за кавички, а не свободни решения. 6
Правило 5: Оформяне на абзац. Работи се при включен параграф, тъй като неговият символ ще се появи в края на всеки абзац. Така ще знаете къде започва и свършва абзацът, дори и да не е все още правилно подравнен. Подравняването в повечето случаи е ляво или двустранно. Двустранното е за предпочитане, особено ако обработваме текст, който сме копирали от интернет. Много често там има специално за сайта форматиране, което никак не ни се връзва с останалия текст в документа. В такива случаи е полезна една хитрина. Преди да пуснем копирания текст в Word, го пускаме в Notepad вграденият в Windows текстов редактор, който не поддържа форматиране. Така форматирането, което сме пренесли заедно с текста от интернет, ще се занули и можем спокойно да пренесем вече изчистения текст в Word. Така можем да премахнем и хипервръзки. Другият начин е да използваме инструмента за изчистване на форматиране в Word в раздел Начало / Home. Не забравяйте! Край на абзац се оформя с натискане на клавиша Enter. Има още един начин за преминаване на нов ред Shift+Enter. Но тогава не приключваме абзац, а оставаме в него. Не започваме и нов. За какво можем да използваме тази клавишна комбинация? Нека да си представим, че в края на реда се позиционира дума, в която има късо тире напр. по-добър. Има опасност да се получи така, че да заприлича не на сравнителна степен, а на пренасяне на срички на следващ ред: За да се избегнат такива случаи, поставяме курсора пред частта, която е останала горе и натискаме клавишната комбинация Shift+Enter. Така частицата за сравнение си остава залепена до думата, а в същото време оставаме в същия 7
абзац. Ще забележите следния символ, който показва, че сме използвали Shift+Enter: Правилното форматиране на текста го прави удобен, когато го използваме и в други приложения от MS Office, например в PowerPoint. Препоръчително е, когато искаме да създадем хубава презентация, да не копираме и пускаме по слайдовете готов текст от интернет, понеже той вече е форматиран, части от него са линкове към други сайтове, зададени са цвят, размер, шрифт, които не са в синхрон с нашите идеи за дизайн. Предварителната му подготовка в Word ще го направи такъв, какъвто искаме. Благодарение на съвместимостта между приложенията от MS Office, той ще запази нашето форматиране при пренасянето му от Word в PowerPoint. УСПЕХ! 8