Министерство на финансите

Препис

1 Министерство на финансите Дирекция Вътрешен контрол УКАЗАНИЯ ЗА ПОПЪЛВАНЕТО НА ВЪПРОСНИК И ИЗГОТВЯНЕТО НА ДОКЛАД ЗА СЪСТОЯНИЕТО НА СИСТЕМИТЕ ЗА ФИНАНСОВО УПРАВЛЕНИЕ И КОНТРОЛ ЗА 2007 Г. Тези указания се издават на основание чл. 16, ал. 1 и 4 от Преходните и заключителните разпоредби на Закона за финансовото управление и контрол в публичния сектор (ЗФУКПС) и във връзка с утвърдения въпросник за състоянието на СФУК за 2007 г. в съответствие с изискванията по чл. 8 от Наредбата за формата, съдържанието, реда и сроковете за представяне на информация по чл. 8 ал. 1 от ЗФУКПС. 1. ЦЕЛ И СЪЩНОСТ Целта на тези указания е да подпомогнат ръководителите на организациите по чл. 2 от Наредбата за формата, съдържанието, реда и сроковете за представяне на информация по чл. 8, ал. 1 от ЗФУКПС (наричана по-нататък наредбата) при изпълнение на задълженията им за попълването на въпросник и изготвяне на доклад за състоянието на СФУК за 2007 г. Тези указания и въпросник са изготвени на база указанията и въпросника за състоянието на СФУК за 2006 г., утвърдени от министъра на финансите на г. Получената в резултат на тяхното прилагане информация послужи за изготвянето на Консолидирания годишен доклад за вътрешния контрол в публичния сектор в Република България за периода 1 януари 31 декември 2006 г., приет с Решение на Министерския съвет 437/ г. и представен на Сметната палата и Народното събрание. Консолидираният доклад заедно с приложенията към него е публикуван на електронната страница на Министерството на финансите (МФ).

2 Основната цел на въпросника е да се събере информация за спазване на изискванията на ЗФУКПС и методологията по прилагането му. От друга страна, попълнените въпросници и доклади на разпоредителите от по-ниска степен ще предоставят на горестоящия разпоредител с бюджетни кредити полезна информация за състоянието на вътрешния контрол. Въпросникът за 2007 г. е съобразен с факта, че ЗФУКПС е сравнително нов закон, който въвежда нов модел на вътрешния контрол в публичния сектор. Затова са запазени вариантите на отговори от въпросника за 2006 г., които дават възможност за проследяване на напредъка на организацията, независимо, че дадено изискване не е въведено напълно. Въпросникът за 2007 г. включва в модифициран вид някои въпроси от този за 2006 г., избрани по два критерия първостепенно значение на изискването, чието изпълнение се докладва и/или нисък брой положителни отговори, дадени от организациите. Поголямата част от въпросите търсят нова информация за изпълнението на ЗФУКПС. Ръководителите от публичния сектор трябва да имат предвид, че през следващите години въпросите ще стават по-многобройни и конкретни, като ще се търси информация не само за спазване на ЗФУКПС, но и за ефективното действие на СФУК. Така тази година въпрос за съответствие е например Има ли Вашата организация утвърден собствен Етичен кодекс, както и множество въпроси за наличието на различни правила/процедури. През следващите години ще се проверява дали са адекватни Етичния кодекс/правилата с въпроси за конкретното им съдържание и дали са ефективни с въпроси за тяхното прилагане (пр. колко сигнала на нарушения на Етичния кодекс са получени, какви действия са предприети по тях и други). В тази връзка е препоръчително ръководителите да преглеждат попълнения въпросник, като планират конкретни действия с отговорни лица и срокове за отстраняване на отбелязаните пропуски. Това ще позволи организацията да се развива и отчете напредък, да отговори на изискванията на ЗФУКПС и да изгради модерен и действащ вътрешен контрол т.е. организация, способна да постига целите си законосъобразно, икономично, ефективно и ефикасно. 2. АДРЕСАТИ 2.1. Задължение за подаване на информация чрез попълване на въпросник и изготвяне на доклад за състоянието на СФУК за 2007 г. (наричани по-долу въпросник и доклад) имат всички ръководители на организации по чл.2, ал.2, т.1-6 от ЗФУКПС, с изключение на Висшия съдебен съвет и Сметната палата (чл. 2 от наредбата) Специален адресат на настоящите указания са организациите, разпореждащи се със средства по фондове и програми на Европейския съюз (ЕС) по чл.2, ал.2, т.6 от ЗФУКПС това са всички самостоятелни разпоредители с бюджетни кредити и структури в администрациите на първостепенните и второстепенни разпоредители с бюджетни кредити, разпореждащи се със средства по фондове и програми на ЕС - виж т Стъпките за попълването на въпросник и изготвянето на доклад са описани в т.4-8 на тези указания и са различни за отделните адресати. 2

3 2.3. Ръководителите първостепенни разпоредители с бюджетни кредити трябва да създадат организация за изпълнение на наредбата и тези указания от тяхната администрация и всички разпоредители с бюджетни кредити от по-ниска степен към тях, включително структурите, разпореждащи се със средства по фондове и програми на ЕС, като определят линия на докладване, отговорни лица и срокове (чл.9 от наредбата). Необходимо е да се предприемат незабавни действия по организирането на процеса, за да се спазят сроковете по чл.10 от наредбата. За целта препоръчваме да се издаде заповед, с разписани точни задачи и срокове за целия процес по изпращането, попълването, събирането и обобщаването на информация (включително за разпоредителите с бюджетни кредити от по-ниска степен към тях и структурите по т.2.2.), като се определят отговорните служители. Всеки ръководител на организация отговаря за пълнотата, верността и актуалността на представената във въпросника и доклада информация (чл.4 от наредбата). Докладът и въпросникът се подписват от ръководителя на организацията Задължението на разпоредителите с бюджетни кредити от по-висока степен за изготвяне на собствен въпросник и доклад, на обобщен въпросник и доклад със списък към тях се описва в т.5.2. от тези указания. 3. СРОКОВЕ Съгласно чл.10 от наредбата сроковете за предоставяне на информацията са следните: - до 1 февруари 2008 г. попълнените въпросници и докладите на третостепенните разпоредители с бюджетни кредити трябва да се изпратят на второстепенните разпоредители с бюджетни кредити за обобщаване. При условие, че към първостепенен разпоредител с бюджетни кредити има разпоредители от четвърта или пета степен, той трябва да предвиди изпращането и събирането на информация и от тях, така че тя да се получи и обобщи от третостепенните разпоредители с бюджетни кредити до 1 февруари 2008 г.; - до 28 февруари 2008 г. всички второстепенни разпоредители с бюджетни кредити изпращат на първостепенния разпоредител с бюджетни кредити обобщени и попълнени въпросници и доклади, като прилагат и попълнените въпросници и доклади от структурите, разпореждащи се със средства по фондове и програми на ЕС (ако има такива структури) виж т.6; - до 31 март 2008 г. всички първостепенни разпоредители с бюджетни кредити изпращат в Министерството на финансите обобщени и попълнени въпросници и доклади, като прилагат и копия от попълнените въпросници и доклади от всички структури в системата на първостепенния и второстепенните разпоредители, разпореждащи се със средства по фондове и програми на ЕС (ако има такива) виж т ПОПЪЛВАНЕ НА ВЪПРОСНИКА 3

4 4.1. Въпросите имат два възможни отговора Да или Не, като всеки отговор се диференцира, както следва: Да/Напълно, Да/Частично, Не/Планирам, Не/Не планирам. За част от ръководителите на организации, разпоредители с бюджетни кредити от втора или по-ниска степен, някои от въпросите не позволяват да се посочи нито положителен, нито отрицателен отговор. В тези случаи при попълване на въпросника в колона Бележки на съответния въпрос ръководителят посочва изрично Неотносим, като при изчисляване на оценката на общото състояние на СФУК следва да се има предвид специалното правило в т от тези указания. Въпросите са съобразени с факта, че изискванията към СФУК, които не са били изцяло изпълнени от организациите при докладването за 2006 г., са в процес на изпълнение или са изпълнени през 2007 г. Поради това се очаква за някои от тези изисквания организациите да посочат отговори Да/Напълно Отговорът Да/Напълно се дава, когато всички поставени във въпроса условия са изцяло изпълнени. Когато само някои от тези условия са изпълнени или пък са в процес на изпълнение, се попълва отговор Да/Частично. За голяма част от въпросите положителният отговор предполага наличието на конкретни документи (планове, правила, процедури, други) тогава при всички случаи на положителен отговор ( Да/Напълно или Да/Частично ) в колона Бележки задължително се дава минимум следната информация: наименование, вид, номер, дата на утвърждаване/приемане на документа/документите, ел.страница (ако се поддържа), на която могат да бъдат намерени. Следва да се има предвид, че един акт може да послужи като доказателство за изпълнението на повече от едно изискване. При отговор Да/Напълно на въпроси, които не предполагат издаване/приемане на документ, в колона Бележки се посочва друга важна информация. Например при отговор Да/Напълно на въпрос 4 Оперативните цели за 2007 г. постигнати ли са?, следва да се посочат три основни цели, които организацията е постигнала през 2007 г. При отговор Да/Частично в колона Бележки се посочва коя част от зададеното изискване не е изпълнена и какви са основните причини за това, както и кога се очаква да се постигне пълно изпълнение. Например при отговор Да/Частично на въпрос 4 Оперативните цели за 2007 г. постигнати ли са?, следва да се посочат целите, които не са постигнати, какви са основните причини за това Отговорът Не/Планирам означава, че поставените във въпроса условия не са изпълнени, но ръководителят планира това да бъде направено през 2008 г. (например по отношение на въпросите, които изискват план, анализ, правила, процедури и/или други 4

5 документи и действия, този отговор показва, че ръководителят ще организира извършването на тези действия и/или изработването на документите през 2008 г.). Отговор Не/Не планирам означава, че ръководителят не предвижда през следващата година да се извършат дейности, свързани с изпълнението на посочените във въпроса условия. 5. КОЙ КАКВА ИНФОРМАЦИЯ ПОДГОТВЯ И ИЗПРАЩА 5.1. Разпоредител с бюджетни кредити от най-ниска степен трябва да попълни един въпросник и да изготви един доклад, които да изпрати на разпоредителя с бюджетни кредити от по-висока степен в срока, определен от последния по начин, осигуряващ спазването на сроковете по чл.10 от наредбата. Попълненият въпросник и доклад се изпращат на разпоредителя с бюджетни кредити от по-висока степен, като копие от тях се съхранява в организацията за последващи проверки от вътрешни и външни проверяващи органи Ръководител на организация, който е разпоредител с бюджетни кредити от по-висока степен, е задължен да изготви обобщен въпросник и доклад в съответствие с чл.10, ал.1 и 3 от наредбата, като спазва следния ред за изготвянето и изпращането им: Ръководителят попълва и изготвя собствени въпросник и доклад, касаещи състоянието на СФУК в неговата администрация. Внимание Когато в администрацията има структури, разпореждащи се със средства по фондове и програми на ЕС, техните ръководители попълват също собствен въпросник и изготвят собствен доклад, (виж т.6.) Ръководителят трябва да обобщи информацията от: - своите въпросник и доклад, - тези на разпоредителите с бюджетни кредити от по-ниска степен към него и - тези от структури, разпореждащи се със средства по фондове и програми на ЕС (ако има такива). Въз основа на това той трябва да попълни и изготви обобщени въпросник и доклад. Към тях той трябва да изготви и списък, съдържащ всички разпоредители с бюджетни кредити от по-ниска степен към него, със специална колона до наименованията им, в която се отбелязва получени ли са въпросник и доклад от съответния разпоредител. По същия начин в списъка се отбелязват и структурите, разпореждащи се със средства по фондове и програми на ЕС (ако има такива). Начинът на попълването на обобщен въпросник е следният: отговор Да/Напълно на даден въпрос се посочва в случаите, когато сборът на всички отговори Да/Напълно (включително отговора на 5

6 обобщаващата организация) е равен или превишава половината от общия брой дадени отговори; в колона Бележки данните не се натрупват (не се изброяват актовете на разпоредителите от по-ниска степен), а в тази колона се посочват само актовете и информацията от въпросника на разпоредителя с бюджетни кредити от по-висока степен, попълнен за състоянието на СФУК в неговата администрация. Обобщените въпросник, доклад и списък към тях представят състоянието на СФУК в администрацията на този разпоредител с бюджетни кредити от по-висока степен и администрациите на разпоредителите с бюджетни кредити от по-ниска степен към него Всеки разпоредител с бюджетни кредити от по-ниска степен изпраща на разпоредителя с бюджетни кредити от по-висока степен: - обобщените въпросник, доклад, списък, изготвени по т , както и - въпросниците и докладите на структурите, разпореждащи се със средства по фондове и програми на ЕС (ако има такива) и получените от всички разпоредители с бюджетни кредити от по-ниска степен към него. При себе си той запазва само копие от обобщените въпросник, доклад и списък към тях. Така всички въпросници и доклади се събират при първостепенния разпоредител с бюджетни кредити, който носи отговорност за надлежното им съхранение и за предоставянето им на вътрешни и външни проверяващи органи. 6. ДОКЛАДВАНЕ ОТ СТРУКТУРИ И ОРГАНИЗАЦИИ, РАЗПОРЕЖДАЩИ СЕ СЪС СРЕДСТВА ПО ФОНДОВЕ И ПРОГРАМИ НА ЕС 6.1. Всички структури или организации от системата на първостепенния разпоредител с бюджетни кредити, които се разпореждат се със средства по фондове и програми на ЕС, попълват също собствен въпросник и изготвят собствен доклад Данните от тези въпросници и доклади се обобщават по реда на т и се изпращат до горестоящия разпоредител с бюджетни кредити съгласно т Копия от въпросниците и докладите по т.6.1. се изпращат в МФ като приложения към доклада на първостепенния разпоредител с бюджетни кредити. 7. ИЗПОЛЗВАНЕ НА ИНФОРМАЦИЯТА ЗА ОЦЕНКАТА В ДОКЛАДА 7.1. В доклада ръководителят на организацията дава своята оценка на функционирането, адекватността, ефикасността и ефективността на СФУК. Внимание - Оценката се определя по следната схема: много добра - за получени между 80 и 100 % отговори Да/напълно в обобщения въпросник; добра - за получени между 60 и 80 % отговори Да/напълно в обобщения въпросник; 6

7 задоволителна за получени между 40 и 60 % отговори Да/напълно в обобщения въпросник; незадоволителна за получени по-малко от 40% отговори Да/напълно в обобщения въпросник. При наличието на неотносими въпроси оценката на общото състояние на СФУК се определя по следния начин: Ръководителят на организация, разпоредител с бюджетни кредити от втора или по-ниска степен, следва да определи разликата между общия брой въпроси (42) и броя на онези въпроси, за които в колона Бележки от попълнения собствен въпросник, е посочил Неотносим. Получената разлика (брой въпроси) се приема за 100%, след което се определя относителният дял (в %) на дадените отговори да/напълно и оценката за общото състояние на СФУК по гореописаната скала Информацията от въпросниците и докладите на разпоредителите с бюджетни кредити от по-ниска степен следва да се обобщи и анализира от разпоредителя с бюджетни кредити от по-висока степен, за да се оцени прилагането на законодателството и методологията по финансово управление и контрол. На база информацията, съдържаща се във въпросниците и докладите всички първостепенни разпоредители с бюджетни кредити следва да предприемат действия за актуализиране и подобряване състоянието на СФУК в организациите, разпоредители с бюджетни кредити от по-ниска степен. 8. СТАНОВИЩЕ НА РЪКОВОДИТЕЛЯ НА ВЪТРЕШНИЯ ОДИТ/ВЪТРЕШНИЯ ОДИТОР 8.1. Становището на ръководителя на вътрешния одит (вътрешния одитор по чл.11, ал.1, т.2 от Закона за вътрешния одит в публичния сектор) се представя само към обобщения доклад на първостепенния разпоредител с бюджетни кредити В съответствие с наредбата становището се оформя като пета допълнителна част от доклада и се подписва от ръководителя на вътрешния одит/вътрешния одитор. В случай, че до момента не е определен ръководител на вътрешния одит, ръководителят на организацията следва изрично да посочи вътрешния одитор, който трябва да изготви и подпише становището (допълнителната пета част от доклада). Ако към датата на изготвяне на доклада няма назначени вътрешни одитори, в допълнителната част се посочва, че не може да бъде представено становище за съответствие, поради липса на назначени вътрешни одитори Каква информация се отразява в становището на ръководителя на вътрешния одит /вътрешния одитор: За да формира заключение за съответствие/несъответствие с констатациите от извършените вътрешни одити, ръководителят на вътрешния одит/вътрешният одитор трябва: 7

8 - да прегледа резултатите от одитните ангажименти през съответната година, дадените препоръки в одитните доклади и предприетите действия на ръководството за изпълнението на препоръките, след което - да ги съпостави с информацията, посочена във въпросника и доклада, изготвени от ръководителя на организацията и - да изготви своето становище допълнителна пета част от доклада Становището съдържа: - заключение за съответствие/несъответствие на информацията от доклада/въпросника с констатациите от извършените вътрешни одити; - в случаите на заключение за частично несъответствие трябва да се изброят въпросите и частите от доклада, в които е установено несъответствието. В становището на ръководителя на вътрешния одит/вътрешния одитор не следва да се коментира оценката на ръководителя на организацията за общото състояние на СФУК, нито да се поставя друга оценка от ръководителя на вътрешния одит/вътрешния одитор по скалата, посочена в т. 6.1 от настоящите указания. 9. ДОПЪЛНИТЕЛНА ИНФОРМАЦИЯ ПО ПРИЛАГАНЕ НА УКАЗАНИЯТА При възникване на въпроси по прилагането на настоящите указания може да се обръщате към дирекция Вътрешен контрол в Министерството на финансите, тел , или на ел.адреси p.pavlova@minfin.bg и v.petrova@minfin.bg. 8