Утвърдил: г-жа Ваня Грашкина Изпълнителен директор 17.11.2017 г. КОМУНИКАЦИОНЕН ПЛАН НА НАЦИД ЗА ВЪВЕЖДАНЕ НА ОБЩАТА РАМКА ЗА ОЦЕНКА (CAF 2013 ) 1. Архитектура на комуникационния план Основни цели Целта на комуникационния план е популяризиране на Общата рамка за оценка (CAF) като средство за Тотално управление на качеството (TQM) и добрите практики на работа в публичната администрация на европейско ниво. Планът е насочен към повишаване на степента на информираност сред всички заинтересовани страни, за да се създаде ясна представа за, значението, целта, дейностите, ползите от промяната, както и да помогне за оформяне на реалистични очаквания за промяната като цяло. Предметът му е създаването на ангажираност, съпричастност и подкрепа на промяната от страна на хората в организацията в общия им стремеж към организационно съвършенство. Комуникационният план обхваща и всички външни заинтересовани страни (физически и юридически лица, предоставяните от НАЦИД услуги). Основните задачи са да: обезпечи възможности и комуникационни канали за осигуряване на информация за въвеждането на модела; идентифицира и реши проблеми при изпълнението му, включително идентифициране на източници на съпротива и преодоляването им; повиши степента на разбиране за необходимостта от въвеждането на модела; генерира подкрепа за тази инициатива на ръководството и работата на ; осигури получаването на обратна информация от заинтересованите страни към ; създаде убеденост и външна подкрепа (физически и юридически лица, предоставяните от НАЦИД услуги) за ползата от успешното изпълнение на дейностите по прилагане на Модела за самооценка. Специфични цели: Комуникационният план цели да: запознае организацията с концепцията за организационно съвършенство в публичния сектор и на самооценка; стимулира интереса и ангажираността на всички служители и ръководители, които ще участват пряко в групата по самооценката; 1
премине от информиране към комуникация, чрез въвличане в диалог на служителите по въпросите, засягащи дейността им стимулира активния диалог и сътрудничество сред служителите в на самооценка, включително и чрез предоставяне на възможности за обратна връзка с ; разясни и убеди участниците в, че самооценката не е някакъв вид атестация или изпит, а необходим и полезен за всички акт на самопознание в организацията; подготви разбирането за крайните резултати от самооценката и тяхното приемане от заинтересованите лица и звена в институцията; създаде условия за одобрение и изпълнение на предложения Комуникационен план за цялостно подобрение на административната дейност в институцията; предоставя на всички заинтересовани физически и юридически лица, предоставяните от НАЦИД услуги, изчерпателна информация на разбираем език за всички аспекти на за самооценка; разясни крайния положителен ефект за всички заинтересовани страни от провеждането на такава самооценка; създаде интерес сред служителите на институцията към постоянно придобиване на знания и умения за прилагане на добри административни практики; укрепи информационните канали за вътрешна и външна комуникация за осъществяване на обратна връзка на знание и иновация; изгради увереност у гражданите/потребителите и местния бизнес, че общинската власт работи за все по-доброто изпълнение на нейните функции, от което те имат пряк интерес; изгради имидж на институцията като полагаща усилия за постигане на организационно съвършенство. 2 Целеви Групи Ръководителят на администрацията; Ръководните служители в организацията; Служители на организацията; Лидерът и членовете на SAG (групата за самооценка); Физически и юридически лица, предоставяните от НАЦИД услуги. Успехът на въвеждането на модела зависи от човешкия фактор и предприеманите действия за по-нататъшната промяна на организационна култура и поведение. При подготовката и изпълнението на комуникационните задачи е изключително важно да бъдат отчетена степента на информираност на заинтересованите страни.
Основните послания: CAF вдъхновява ; CAF работи ; CAF изгражда партньорства и доверие ; CAF създава качество за гражданите и потребителите на публичните услуги ; CAF насърчава и подкрепя диалога в организацията ; CAF е акт на самопознание и изява на организацията ; CAF подобрява стратегическото планиране и управлението на стратегическото изпълнение ; CAF подпомага мониторинга на публичните политики ; CAF приобщава към клуб на елитни публични организации в ЕС и в света (най-иновативните, най-ориентираните към съвършенство) ; CAF усилва способността на организацията да се адаптира към промените в средата, но и да създава промяна чрез резултати. Комуникационни канали и средства В таблицата са представени някои от възможните комуникационни канали, чрез които информацията и посланията за работата по въвеждането на модела ще достигнат най-пряко и с най-голяма ефективност до съответните заинтересовани страни: Таблица 1. Видове и обхват на комуникационните канали Комуникационен канал Официална и неофициални срещи Интернет социални мрежи Интранет Постоянни табла за информация Обхват Ръководството и служителите на институцията и други заинтересовани страни. Ръководството и служителите на институцията, физически и юридически лица, предоставяните от НАЦИД услуги. Ръководството и служителите на институцията. Ръководството и служителите на институцията, физически и юридически лица, предоставяните от НАЦИД услуги. В таблицата са представени основните комуникационни дейности и средство, като те могат да се прилага поотделно или в комбинация с други в зависимост от целевата групи, представяната информации и според наличните финансови, технически и човешки ресурси в институцията. Таблица 2. Комуникационни дейности и средства Комуникационни дейности и средства Съобщения Плакати Официални заповеди Съобщения на сайта на НАЦИД Вътрешна мрежа (интранет) и Facebook страница на НАЦИД Фронтофис и табло за съобщения Интранет Уеб страници 3
2. Комуникационни дейности Дейностите в плана са разграничени в зависимости от съдържанието на информацията, насочена към съответните заинтересовани страни според нивото на тяхната ангажираност и роля в. Специално внимание е насочено към онези заинтересовани страни или лица, от които се очаква индиферентно или негативно отношение, пасивна и/или активна съпротива, както и на перфектните им основания за това поведение. Тази особеност предопределя използването на различни послания и комуникационни форми. Таблица 3. Комуникационни дейности във връзка със самооценката Дейност Координиране на изработването и одобрение на информационни материали, осигуряване на текуща и получаване на обратна информация, свързана с. Представяне на Общата рамката и за самооценка и ролите на ангажираните в работния процес пред всички ръководни служители. Представената информация да се обвърже с очаквано от съдействие от страна на всички служители и да се акцентира върху ползата от CAF. Представяне на рамката пред всички служители за запознаване на организацията с ролите и задачите на служителите, ангажирани в. Основите цели са идентични с тези Заинтересовани страни/целева група Ръководство Ръководните служители служители в организацията Комуникационен канал Комуникационе н инструмент Период Всички Всички През целия период на Официална и неофициална среща; Вътрешна мрежа /интранет/ Официална среща и срещи по дирекции; Вътрешна мрежа /интранет/ Представяне и обучение. Представяне, официална заповед, Общо събрание Отговорно лице/лица Ръководител на институцията Лидерът на Главен секретар Главен секретар 4
на представянето пред ръководните служители. Изработване на информационни материали, свързани с изпълнението на самооценката, съобразени със съответните заинтересовани страни. Разпространяване на обща информация за самооценката в сградата на организацията на място/а, видими за всички Изготвяне на Календар на основните събития по самооценката на основа на План-графика и хората, пряко ангажирани с изпълнението. Представяне на конкретна информация за на самооценка, през който ще премине организацията, очакваните резултати (доклад от самооценката и доклад за подобрения) и ползата от тях. Представяне на крайните резултати от самооценката (Изготвяне и разпространяване на Резюме на Доклад от самооценката) служители в администрация; услуги; служители в администрация; услуги;. Ръководителят на администрацията; Ръководни служители; Главен секретар; SAG Ръководство, всички служители в администрацията всички служители в администрацията и услуги Среща на работна група Вътрешна мрежа /интранет/; Уеб страница на НАЦИД; Информационно табло. Официална и неофициални срещи Официална среща Официална среща; Интернет Среща, дискусия и планиране. Съобщение Среща, дискусия и планиране. Дискусия и обратна информация Дискусия и обратна информация Начало на След представяне и приемане на ДС от ръководството Главен секретар, Главен секретар Лидер на групата за самооценка (SAG); Ръководството, с помощта на Ръководството, с помощта на и РЦ по CAF 5
Таблица 4. Комуникационни дейности във връзка с плана за подобрение Дейност Представяне на Плана за подобрение (Изработване и разпространяване на (резюме на Плана за подобрение): Връзка със стратегическите и оперативни планове на администрацията; Видове мерки за подобрение, с фокус върху мерки с бърз ефект; Темп на подобрение; Индикатори за измерване на напредъка; Система за контрол и управление на изпълнението на плана (в контекста на прилаганата в администрацията система за управление на стратегическото изпълнение) Заинтересовани страни/целева група всички служители в администрацията и услуги Комуникационен канал Официална среща Интернет/интранет Dashboards (табло със задачите и индикаторите/показ ателите за напредъка/изпълне нието Комуникаци онен инструмент Дискусия и обратна информация Период След представяне и утвърждаване на Плана за подобрение от ръководството Отговорно лице/лица Ръководството, Главен секретар, висши служители, с помощта на и РЦ по CAF 6