B.3. Междукултурни измерения на комуникацията в организацията Управление на времето в междукултурна среда Вид на инструмента Брейнсторминг/групова дейност Предназначение на инструмента Сфера на развитие Цели Управление на времето при учене на работното място Комуникация/Управление на времето/разбиране на междукултурните различия Целта на този ресурс е : - Информираност за управление на времето, в зависимост от различните култури - Адаптиране на комуникацията в организацията Концепцията за управление на времето в една култура се отразява на отношението към времето, на начина, по който се цени и контролира времето. Следователно, различните концепции за времето и неговото управление в различните култури е значителен проблем за организациите, които са отворени да приемат чуждестранни обучаеми. Описание Всяка култура има собствена перспектива за времето и спазването на срокове. Управлението на работата, когато става дума за работа с обучаеми от различни националности, може да бъде един от найпредизвикателните аспекти на управлението на междукултурните взаимоотношения. Различното отношение към управление на времето, свързано с културните различия може да повлияе върху резултатите от ученето на работното място. 1
Преди да започнете да търсите решения, отделете малко време да разберете защо обучаемите не отделят достатъчно внимание на времето. Задайте следните въпроси: - Разбирате ли защо е важно да бъдете тук на време? - Смятате ли, че точността не е важна? Ако обучаемият не смята, че точността е важна, той обичайно ще закъснява. Може би той не вижда липсата на точност като проблем за себе си и затова вярва, че това не е проблем за никой друг. Вие ще трябва да му разясните как липсата на точност ви влияе. - Възможно ли е да преживявате ситуационна дезорганизираност? Това се случва, когато човек преживява травматично събитие или еднократна неприятна ситуация. Например, чувство на дискриминираност, трудност при интегрирането, семейни проблеми и пр. - Страдат ли обучаемите от своята дезорганизираност и могат ли да спазват крайните срокове? Някой хора подсъзнателно създават хаос и изкуствени спешни ситуации, за да запазят интереса си към това, което правят. Те смятат, че работят най-добре с по-кратки срокове и могат дори да почувстват адреналинов гъдел от тях. - Има ли обучаемият някакъв тип медицинско състояние, което може да предизвика от умерена до тежка степен на дезорганизираност? Депресията, биполярното разстройство, разстройство с дефицит на вниманието могат да бъдат част от тези медицински състояния. Ако подозирате, че някой има заболяване, което не лекува, говорете с човека да потърси медицинска помощ. 2
След като установите каква е причината, поради която смятате, че човекът не може да управлява ефективно времето си, опитайте някой от предложените по-долу стратегии в подкрепа на преодоляване на причините. Дейност: Обучителят насърчава организирането на брейнсторминг сесия за управление на времето в междукултурна среда. Той разделя класа на малки групи и ги моли да си представят, че те са домакини на чуждестранен обучаем, на когото му е трудно да управлява времето си. Групата трябва да идентифицира няколко въпроса, които да следва по време на разговора с обучаемия, така че да разпознае основните причини, които са в основата на липсата на управление на времето и в същото време да се идентифицират възможности да се преодолеят тези причини. След дискусията в малките групи, разсъжденията по темата се споделят с цялата група. По-долу, обучителят може да открие насоки за провеждането на брейнсторминга: - Липса на знание Ако обучаемият не познава идеята за управление на времето или защо трябва да се грижи за това да бъде поорганизиран, това може да бъде лесно разрешено. - Изразете своята загриженост. Започнете като им кажете, че сте загрижени за липсата им на умения за управление на времето. Вие искате да го видите успял, но вярвате, че тяхната дезорганизираност ще задържи развитието им; - Фокусирайте се върху ползите да бъдеш на време. Възможно е обучаемият да не иска да 3
инвестира време или усилия да се промени, затова е важно да се подчертаят ползите от това. Информирайте ги какво очаквате от него, какви са правилата във вашата страна или институция и че вероятно в бъдеще той ще има по-малко стрес, повече време и ще повиши продуктивността си. - Липса на мотивация Ако подозирате, че обучаемият е просто немотивиран да управлява своето време, вие трябва да му помогнете да осъзнае колко много тяхното отношение оказва влияние върху вас и другите. - Изяснете, че липсата на управление на времето от негова страна ви носи допълнително стрес. Посочете специфични примери от минали ситуации, когато липсата на дисциплина е оказало негативно въздействие върху вас. Ако знаят, че техните действия ви влияят, това може да ги мотивира да се променят. - Обяснете ползите от управлението на времето и го свържете с тях конкретно. Например, ако обучаемият винаги закъснява сутрин, му обяснете, че това се отразява негативно на професионалното му представяне. Ако той все пак се надява и иска компанията да го наеме някой ден на работа, е важно да бъде на време. - Разберете защо закъснява с изпълнението на възложените работни задачи. Например, той може да ви каже, че изпитва затруднения в разбирането какво точно се очаква от него да направи или защото се чувства неуверен в извършената работа и това е причината регулярно да закъснява с изпълнението на задачите. Малко допълнителна помощ може да е всичко, което е необходимо да се направи, за да получи обучаемият 4
необходимите знания и увереност, за да се чувства комфортно да извършва задачите си в срок. Ако управлявате обучаеми, чиято неорганизираност повлиява професионалното им представяне и коучинга или тренинга не водят до подобрение, е необходимо да предприемете действия, съобразно правилата в организацията. Тренирането или менторството на обучаеми, които са неорганизирани може да бъде доста стресиращо, особено ако техните лоши навици оказват влияние върху вас, останалите стажанти или програмата на институцията. Открийте защо обучаемият не се грижи за управлението на времето и му помогнете да открие как да се справи със ситуацията. Учене на работното място за хора от различни култури Вид на инструмента Упражнение за групова динамика в малки групи Предназначение на инструмента Разбиране на междукултурните различия Сфера на развитие Комуникация, планиране на ученето на работното място Цели Описание Целта на това упражнение е: - Да бъдат разбрани междукултурните различия и недоразуменията, които могат да възникнат поради тях Когато на институцията, предлагаща ПОО или компанията, осигуряваща обучение на работното място им предстои да 5
приеме чуждестранни обучаеми, те трябва да се подготвят за това. Обучителите работят в групи от по 4-5 души. Те се сблъскват със следния проблем: Предстои ви да работите с хора от различен културен произход. Помислете и запишете подолу всички трудности, с които мислите, че може да се сблъскате. Опитайте се да разработите план, който да минимизира риска от междукултурни недоразумения и който ще улесни процеса на адаптация. При разработването на плана, имайте предвид следното: 1) Работно време, национални и религиозни празници 2) Дрескод 3) Обслужване на клиенти 4) Езикови компетентности 5) Кухня и ястия 6) Нагласи към времето/точност 7) ИКТ компетентности 8) Отношения институция - обучаеми 9) Балансът работа - личен живот, забавления, бонуси и схема на стимулите Помислете за някои области, които могат да предизвикат проблеми и се опитайте да ги предотвратите като вземете подходящите мерки. Забележка: Това упражнение може да бъде представено във вашия професионален контекст във фокус група с екипа, който ще работи най-пряко с обучаемите в обучението на работното място. Линкове/материали Хартия, химикал, компютър с интернет връзка 6
7